Langkah Baru UM: Pendaftaran Online

.IDE AWAL

Suatu hari di bulan Februari 2009, saya menemui Bu Aminarti Siti Wahyuni (Kabag PSI BAAKPSI) di Gedung A2 lantai 2, disambut dengan pertanyaan “Pak Jo, kapan Pusat TIK buat program pendaftaran online untuk calon mahasiswa baru UM? Sudah banyak lho perguruan tinggi yang melakukan pendaftaran online!” Saya jawab, “Saya konsultasi dulu dengan Kabag PK”. Saya menemui Bu Mimin Nurbintarti (Kabag PK BAAKPSI) di Gedung A3 lantai 1. Bu Mimin menjawab: “Wah, kami sudah lama sekali mau pendaftaran online, kalau bisa diterapkan untuk seleksi Mandiri I Tahun Akademik 2009/2010”. Pak Dwi Waluyo (Kasubag PE) dan Pak Noor Farochi (Kasubag RS) dipanggil untuk diskusi. Diskusi berlangsung cepat dan ide-ide penting segera dicatat. Setelah itu, saya menemui Pak Suwadi (Kasubag Dana Masyarakat) dan Pak Waras (Staf). Diskusi tidak lebih dari 15 menit dan mereka sangat mendukung. Kemudian saya diskusi agak panjang dengan Saudara Arrijal (Programmer Pusat TIK) Setelah itu saya menemui Pak Taufiq (Kepala Unit Ritel BTN Veteran Malang) di BTN Veteran Malang dan Pak Taufiq menyatakan BTN siap mendukung komunikasi datanya. Hari yang sangat membahagiakan, dalam waktu 8 jam semua pelaksana telah menyampaikan apa yang diinginkan dan siap bekerja sama untuk pendaftaran online.

PERSIAPAN

Rencana pendaftaran online dibuat lebih rinci dengan menggunakan peta pikiran. Rencana ini kemudian dibahas bersama Pak Amin (Kepala Biro AAKPSI) dan Bagian PK. Program dibuat oleh Pusat TIK dan didukung oleh Bagian PK. Tanggal 25 Februari 2009, Prof. Suparno (Rektor) menyampaikan dukungannya untuk pendaftaran online melalui SMS. Rencana pendaftaran kemudian dibahas dalam rapat-rapat yang dihadiri oleh PR I, PR IV, Kepala Biro AAKPSI, Para PD I, Kepala Pusat TIK, Kabag PK, Kabag PSI, Kabag Keuangan, Kasubag PE, Kasubag RS, Kasubag SI, Kasubag Dana Masyarakat, dan Koordinator Humas. Semua pihak sepakat untuk tidak mundur dan siap menghadapi masalah-masalah yang akan muncul dalam pendaftaran online.

Komunikasi dengan Pak Taufik terus dilakukan dan ditindaklanjuti dengan kunjungan Pak Nasrul (Kepala BTN Malang), Pak Iman (Kepala Cabang BTN Veteran Malang), Pak Arif (programmer Divisi TI BTN), dan Pak Taufiq berkunjung ke UM. Kunjungan ini diawali dengan diskusi yang “hangat” menyangkut hasil kunjungan Pusat TIK UM ke Divisi TI BTN (September 2008), diakhiri dengan kesepakatan tentang pertukaran data otomatis melalui ftp setiap 15 menit. Beberapa hari kemudian saya membicarakan lagi hal-hal yang lebih rinci dengan Pak Nasrul, Pak Iman, dan Pak Taufik di Rumah Makan Batavia. Beberapa minggu kemudian uji coba komunikasi data dilakukan dan berhasil.

Dua minggu sebelum pendaftaran, jajaran BAAKPSI ingin mencoba program pendaftaran online. Awalnya saya heran mengapa mereka begitu semangat, akhirnya saya tahu bahwa BAAKPSI sudah sering mendapat jawaban “BERES” tetapi ternyata tidak beres. Beberapa orang kuatir bahwa banyak calon mahasiswa yang belum kenal e-mail. Saya jawab dengan sedikit guyonan: “Generasi tua banyak yang tidak kenal e-mail, calon mahasiswa sangat banyak yang sudah kenal e-mail, anak saya kelas VI SD malah sudah punya lebih dari satu e-mail”.

Pada hari-hari terakhir sebelum pendaftaran dimulai, Saudara Arrijal mengikuti prajabatan di Surabaya dan dilanjutkan dengan acara pernikahannya. Tanpa didampingi programmer pada saat pendaftaran online seperti orang yang tangan kanannya lumpuh.

Empat hari sebelum Pendaftaran Non-SMTA dimulai Bu Mimin menelepon saya “Pak Jo, apakah  pendaftaran Non-SMTA bisa online? Kalau tidak bisa ya manual saja, tapi itu suatu kemunduran.” Saya jawab “Wah , kalau Bu Mimin bicara seperti itu mau tidak mau saya harus bilang bisa, yang perlu diingat bahwa programmer tidak berada di tempat”.

PELAKSANAAN

Pendaftaran Mandiri I dan Diploma Reguler

  • Masalah yang muncul: (1) Ada program studi tanpa ujian khusus yang diprogram ada ujian khusus, (2) pendistribusian ruang tidak bekerja, (3) pengaktifan pendaftaran melalui e-mail mengalami hambatan karena e-mail dianggap pengganggu, (4) pembayaran melalui kantor pos tidak bisa menggunakan sistem yang direncanakan, (5) penggantian parameter sistem mengakibatkan sejumlah data tidak masuk sistem, (6) akses situs seleksi menjadi lambat karena sangat banyak pengakses, (7) folder untuk komunikasi dengan BTN terhapus, dan (8) banyak peserta yang identitasnya tertukar.
  • Komunikasi dengan programmer (yang sedang prajabatan) untuk memperbaiki program hanya bisa dilakukan antara pukul 21.30 – 06.00. Setelah prajabatan beberapa hari kemudian programmer menikah dan ijin beberapa hari
  • Dibuka pengaduan SMS melalui telepon dengan nomor tertentu.
  • Untuk mengatasi 28% data yang tidak masuk sistem maka saya mengusulkan adanya satu orang ”manusia online” yang memasukkan data ke sistem. Usul tersebut disepakati BAAKPSI dan didukung sepenuhnya oleh BTN. Manusia online bekerja mulai pukul 08.00 dan seringkali berakhir pukul 01.00. Awalnya bekerja di ruang rapat BTN Veteran Malang dan akhirnya dipindahkan ke ruang Kabag PK di Gedung A3 lantai 1 dan menjadi apa yang disebut Crisis Center. BTN mengirim data dalam bentuk flash disk sekitar pukul 18.30 setiap hari. Manusia online kemudian bekerja lagi sampai tengah malam di suatu kantor yang dilengkapi internet.
  • Masalah yang sangat berat adalah banyaknya peserta yang identitasnya tertukar. Programmer bekerja keras pada waktu luang yang ada saat mengikuti prajabatan dan hanya bisa mengurangi masalah tetapi belum sepenuhnya bisa diatasi.
  • Dalam rapat koordinasi saya menyampaikan masalah yang ada, sumber daya yang tersedia, usaha-usaha untuk mengatasi, dan hasil yang dicapai. Saya sangat berterima kasih karena semua pihak sangat memahami bahwa ini resiko memilih sistem baru dan semua berusaha membantu mengatasi. Setiap pagi saya menyampaikan perkembangan pendaftar melalui SMS kepada pihak terkait. Telepon pengaduan di PSI dan SI terus-menerus masuk, SMS pengaduan terus menerus masuk, calon-calon mahasiswa terus-menerus datang ke ruang Crisis Center. Situasi semakin panik, Crisis Center berkembang menjadi 3 orang. Saat-saat seperti itu saya mohon diberi kekuatan oleh Yang Maha Pengasih agar tetap sehat dan tenang sehingga bisa: melayani sebaik mungkin, mencairkan kepanikan dengan guyonan, mensuplai Crisis Center dengan buah-buahan, memberi keyakinan pada semua yang terlibat bahwa semua yang sangat berat saat ini akan menjadi kenangan indah di masa depan.
  • Sehari sebelum ujian, 8% data pendaftar bermasalah, dan diputuskan untuk menyediakan Aula A3 untuk pendaftar yang bermasalah. Bu Mimin menghibur diri dengan mengatakan masih di bawah 10%.
  • Saat ujian, banyak peserta ujian yang masuk ke Aula A3. Setiap kali ada calon pendaftar yang masuk Aula A3 maka dada saya juga rasanya semakin penuh. Setelah itu ada laporan bahwa ada masalah di Fakultas Sastra. Saya segera menemui Pak Dawud (Dekan FS) untuk menyampaikan permohonan maaf karena data pendaftar bermasalah sehingga terjadi kekacauan pada saat ujian. Beliau memahami bahwa sistem yang baru pasti mengalami hambatan hanya saja layanannya harus layanan prima. Semestinya mereka yang bermasalah ditangani setelah ujian dan bukan dipindahtempatkan sementara ujian.
  • Setelah ujian dan hasilnya discan, Crisis Center bekerja lagi mencocokkan 4.800 data.
  • Terima kasih kepada Pak Taufik dkk yang sudah mendukung dengan data dan keuangan.
  • Bu Mimin dan saya menghadap Prof Suparno (Rektor UM) dan memberi laporan tentang masalah-masalah yang dihadapi. Perkataan Beliau sangat menenangkan hati: “Rapim UM mengapresiasi pendaftaran online sebagai satu langkah maju, kekurangan-kekurangan yang ada adalah wajar dan segera diperbaiki”. Sehubungan dengan kelemahan komunikasi data dengan BTN, Beliau ingin melakukan langkah untuk mengatasinya. Kami kemudian menyampaikan ide untuk bekerja sama dengan pihak Switcher yang akan menangani teknis komunikasinya seperti yang sudah berjalan di UI, ITB, Unpad, dll.
  • Pendaftar yang lulus diumumkan, registrasi dilakukan, dan tidak ada pengaduan. Terima kasih ya Tuhan bahwa semuanya sudah berakhir dengan baik.

Pendaftaran Mandiri II dan Input Non-SMTA

  • Setelah programmer selesai dengan prajabatan dan “bulan madu” maka program sudah lebih stabil, kesalahan-kesalahan sudah mulai ditemukan dan diperbaiki.
  • Masalah yang muncul: (1) komunikasi data dengan BTN sangat sering gagal karena server BTN bermasalah, data yang masuk sistem hanya 15%, (2) Situs um.ac.id ditutup oleh tempat menyewa situs tepat pada hari ujian.
  • Crisis Center bekerja lagi, manusia online bekerja lagi, tetapi situasinya lebih tenang karena hanya memvalidasi pembayaran dan mencetak kartu peserta ujian. Kerjanya tetap sampai malam karena banyaknya data yang harus di-online-kan.
  • Situs um.ac.id ditutup dengan alasan melebihi 200 ribu file, padahal kontraknya memberi batas 1.500 GB. Negosiasi terus dilakukan bahkan sampai menelepon ke Amerika Serikat. Aturan mereka tidak bisa dikompromi. Akhirnya Arrijal (Programmer Pusat TIK) bekerja lagi membackup data beberapa subdomain,  menghapus kemudian memindahkan ke server lokal. Tiga puluh enam  jam kemudian server bisa hidup lagi.
  • Terima kasih kepada Pak Taufik dkk yang sudah mendukung dengan data dan dana untuk manusia online.
  • Terima kasih ya Tuhan bahwa semuanya berakhir lagi dengan baik.

Malang, 7 Agustus 2009

Johanis Rampisela

Ketua Divisi Perangkat Lunak Pusat TIK UM

DOWNLOAD LANGKAH-BARU-UM-PENDAFTARAN-ONLINE.PDF

Leave a Reply

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

  

  

  

Categories

A sample text widget

Etiam pulvinar consectetur dolor sed malesuada. Ut convallis euismod dolor nec pretium. Nunc ut tristique massa.

Nam sodales mi vitae dolor ullamcorper et vulputate enim accumsan. Morbi orci magna, tincidunt vitae molestie nec, molestie at mi. Nulla nulla lorem, suscipit in posuere in, interdum non magna.