Unit Arsip UM Membuat Situs http://arsip.um.ac.id

Tanggal 31 Agustus 2008, saya menemui Pak Sudibyo (Kasubag Kumtala) untuk menanyakan tentang bagian mana yang berwenang untuk memasukkan arsip surat-surat keputusan ke situs UM. Pak Sudibyo menyarankan untuk  konsultasi ke Pak Andoyo (Kepala BAUK). Saya langsung ke ruang pak Andoyo tetapi sedang ada rapat.

Siangnya saya berdiskusi dengan Pak Andoyo dan menjelaskan tentang perlunya memasukkan arsip ke situs UM untuk meningkatkan layanan Unit Arsip. Beliau setuju dan langsung memanggil Ibu Sugiharti (Kasubag TU) yang membawahi Unit Arsip. Diskusi bertambah semangat dan 15 menit kemudian segera diputuskan untuk memulai tugas yang disebut sebagai “Digitalisasi Arsip Statis” dan memberi nama situs: “Unit Arsip” Universitas Negeri Malang (UM) di alamat http://arsip.um.ac.id.

Pekerjaan segera dimulai (1) Divisi Perangkat Lunak Pusat TIK segera membuat situsnya; (2) Subag TU segera mengumpulkan surat keputusan pendirian yang sudah berbentuk jpg dan mengubahnya menjadi pdf; (3) Sementara itu satu orang staf Subag TU akan dilatih untuk memasukkan.

Setelah itu saya juga konsultasi ke Pak Muhtarom (Kabag UHTP) untuk mengabarkan hal tersebut, mohon dukungan, dan saran pengembangan. Beliau menyamput baik dan siap untuk memantau terus dan mendorong Unit Arsip.

Awalnya Pak Andoyo ingin agar arsip bisa dilihat tetapi tidak bisa dicopy dan didownload karena kuatir disalahgunakan. Saya berusaha mewujudkannya dengan belajar ke situs Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas), situs Direktorat Pendidikan Tinggi (Dikti), situs Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED). Ternyata bahwa situs-situs tersebut memuat secara lengkap, bisa dilihat dan didownload dalam bentuk pdf atau doc. Proteksi yang dilakukan adalah tanpa stempel dan tandatangan agar tidak disalahgunakan. Hasil tersebut segera saya sampaikan ke Pak Andoyo dan akhirnya tanggal 09-09-09 Pak Andoyo memberi ijin untuk memasukkan arsip dengan pola seperti di Depdiknas atau Dikti.

Rencana dijalankan dan saat ini situs arsip.um.ac.id sudah berisi 17 arsip dan 36 arsip lain siap menyusul. Ada arsip tentang perubahan IKIP menjadi universitas, ada surat keputusan tentang BLU, dan lain-lain.  Arsip-arsip tersebut sudah dimasukkan oleh Bu Putri (staf Subag TU).

Selamat dan sukses atas usaha unit arsip. Mudah-mudahan konsisten untuk mengisi situs sehingga bertambah lagi satu layanan untuk warga UM.  Hal itu merupakan langkah nyata UM untuk meningkatkan diri menuju “Word Class University”.

Malang, 19 September 2009

Johanis Rampisela (Ketua Divisi Perangkat Lunak Pusat TIK UM)

2 comments to Unit Arsip UM Membuat Situs http://arsip.um.ac.id

  • Arsip merupakan dokumen yang sangat penting maka perlu setiap instansi dan unit kerja untuk diadakan arsip, dimana sangat membantu untuk mencari informasi-informasi yang sudah bertahun-tahun. Apalagi kalau arsip sudah masuk web akan mempermudah pihak-pihak yang terkait untuk mencari informasi tersebut.

  • Iya donk, unit arsip UM kan uda menjadi yang terbaik tingkat Nasional, kalau ada situsnya tambah keren dan pasti kedepan menjadi rujukan perguruan tinggi lain. Semoga.

Leave a Reply

  

  

  

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Categories

A sample text widget

Etiam pulvinar consectetur dolor sed malesuada. Ut convallis euismod dolor nec pretium. Nunc ut tristique massa.

Nam sodales mi vitae dolor ullamcorper et vulputate enim accumsan. Morbi orci magna, tincidunt vitae molestie nec, molestie at mi. Nulla nulla lorem, suscipit in posuere in, interdum non magna.