LAYANAN PRIMA BAGI MAHASISWA PINDAHAN DARI LUAR UM

Sesuai dengan tekad para pimpinan di UM untuk melaksanakan “layanan prima” bagi masyarakat luas maka pada tulisan ini saya mencoba “mencermati” Pedoman Pendidikan UM Edisi 2010, Pasal 67 tentang Proses Kepindahan Mahasiswa dari luar UM. Pada tulisan ini saya tidak akan membahas dari aspek yuridis tetapi dari aspek administratif.

Pengalaman saya bertugas di urusan umum Subag Pendidikan dan Evaluasi BAAKPSI UM selama lima tahun menemui hal-hal yang “kurang memuaskan” bagi suatu layanan. Hal ini dikarenakan belum ada “terobosan  baru” untuk melayani mahasiswa pindahan dari luar UM. Selama ini waktu yang diperlukan oleh “calon mahasiswa”  relatif memakan waktu yang cukup lama. Perjalanan surat permohonan pindah mulai dari Rektor–Pembantu Rektor I–Kepala Biro AAKPSI–Kabag PK–Subag PE–Dekan–PD 1–Kabag TU Fakultas–Kasubag–Ketua Jurusan. Setelah diperiksa dan disetujui oleh jurusan maka surat ini akan ditindaklanjuti oleh fakultas/jurusan dengan menerbitkan surat panggilan bagi calon mahasiswa untuk mengikuti tes yang dilaksanakan oleh jurusan. Kalau ada pertanyaan, berapa waktu perjalanan surat tersebut dari Rektor sampai dengan Ketua Jurusan? Jawabnya relatif.

Alur perjalanan surat pindah tersebut sudah sesuai dengan prosedur tetapi… perlu diadakan terobosan baru. Terobosan baru yang saya maksudkan adalah disamping jalur yang sudah ada ditambah dengan pengiriman berkas surat melalui “jalur on line”. Untuk melaksanakan jalur on line ini diperlukan kelengkapan seperti (1) Seperangkat komputer yang di dalam berisi antara lain file blanko: surat permohonan pindah, surat pernyataanan yang diperlukan bagi lembaga UM, dan lain-lain; (2) Alat perekam/scanner yang diperlukan untuk membuat file pdf bagi berkas nilai dari perguruan tinggi asal, surat keterangan “akreditasi” dari BAN PT (sertifikat institusi dan sertifikat program studi perguruan tinggi asal); (3) Mesin fotokopi berwarna untuk mencetak foto  (4) Jaringan komputer yang dihubungkan ke E-mail ketua jurusan.

Proses entry data sama dengan pelaksanaan registrasi mahasiswa baru. Mereka diminta untuk mengisi blanko surat permohonan pindah dan lain-lain. Setelah diperiksa oleh petugas tentang kebenaran isi surat tersebut maka segera dicetak (print out) dan ditandatangani oleh calon mahasiswa, seterusnya diproses oleh petugas.  File berkas data dikirim ke E-mail ketua jurusan. Petugas membuatkan tanda terima berkas calon mahasiswa dan ditandatangani oleh kedua belah fihak. Tanda terima tersebut menyantumkan E-mail calon mahasiswa dibuat rangkap tiga, lembar ke-1 untuk yang bersangkutan, lembar ke-2 untuk petugas, dan lembar ke-3 untuk fakultas.

Manfaat layanan on line ini, pertama bagi ketua jurusan adalah dapat segera mengetahui calon mahasiswa pindahan melalui “jejak rekam akademik”. Jejak rekam akademik diperlukan untuk mengetahui antara lain akreditasi program studi dan institusi, alasan kepindahan, sisa masa studi, indeks prestasi setiap semester dll. sehingga ketua jurusan segera dapat menentukan, apakah yang bersangkutan perlu mengikuti tes atau tidak. Sebab adakalanya akreditasi prodi dan intitusi perguruan tinggi yang bersangkutan lebih tinggi dari lembaga kita. Kedua, bagi mahasiswa yang bersangkutan segera memperoleh informasi yang cepat dan tepat.

Petugas yang melayani layanan prima ini harus ditempatkan di front office.  Front office ini akan ditempatkan dimana? Siapa petugas yang memenuhi syarat untuk melayaninya? Mari kita pikirkan bersama-sama. Semoga tulisan ini berguna bagi layanan prima yang telah dicita-citakan.

Malang, 5 Januari 2011

Djoko Rahardjo, Pembantu Pimpinan pada Subbag Sardik BAAKPSI UM

10 comments to LAYANAN PRIMA BAGI MAHASISWA PINDAHAN DARI LUAR UM

  • linda

    pak, setelah menyelesaikan kuliah di akademi swasta (aba balikpapan) saya berniat melanjutkan s1 di um. Apakah memungkinkan ?? saya masih bingung, karena ada yang mengatakan jika mau melanjutkan di ptn maka mengulang dari semester awal.. mohon infonya.. terima kasih

  • Mega Yanti

    Ass…
    Saya Mega Yanti Dari univ. Negeri haluoleo Kendari
    Jurusan Ilmu Komunikasi
    Ohh… iya saya ingin bertanya.. apa saja persyaratan untuh pindah ke UM…
    Karena semester 5 saya berencana untuk pindah ke UM dengan alasan untuk melanjutkan kuliah dan berobat di malang.
    IP saya juga selalu di atas 3.
    persyaratan kelengkapan berkasnya apa saja
    trima Kasih

  • pak saya lulusan d3 manajement informatika lampung,
    apakah saya bisa konfersi ke s1 pendidikan teknik informatika,
    mohon infonya, terima kasih

  • Anggi Septiawan

    pak saya lulusan d3 manajemen informatika di lampung, apakah saya bisa konfersi atau alih jenjang di pendidikan teknik informatika, mohon infonya

  • Inna

    pak, kebetulan adik saya
    kini sedang menempuh pendidikan S1 Pendidikan Guru Sekolah Dasar (PGSD) semester 1 pada sebuah universitas negeri di Bali dan berkeinginan untuk pindah ke UM tahun depan (2012/2013). Apakah dimungkinkan?
    Jika ia, saya mohon info persyaratan dan prosedur-nya..

    Terimakasih banyak atas tanggapannya.

  • nita

    bapak..apakah kalo qta mau pindah dari UM ke universitas lain perlu membuat surat pengunduran diri???

  • varry krystian ananta

    pak djoko…
    saya alumni D2 DIKJAS dari UNESA lulusan thn 2010,kalo mau transfer dUM gmn caranya y???
    mohon jawabanya y???
    trmksih…

  • djoko rahardjo

    Jawaban untuk Saudara Ahmad
    Pindah program studi pada jurusan yang sama,
    Berdasarkan Pedoman Pendidikan UM Edisi 2010

    Syarat-syarat (pasal 65):
    ayat (2) a. mahasiswa tsb. telah mengikuti(perkuliahan) secara terus menerus pada program asal sekurang-kurangnya 4 semester, ayat (2) c, dan (2) e;
    ayat (2) e. mahasiswa tersebut lulus seleksi akademik yang diadakan oleh program studi yang dituju; dan lihat pasal-pasal yang terkait.

    Proses (Pasal 66):
    ayat (1) mahasiswa pindahan dari dalam UM diwajibkan mengajukan permohonan tertulis yang diketahui oleh dosen PA dan Ketua Jurusan dengan alasan kepindahan yang kuat. Lihat ayat seterusnya.

    Waktu Pengajuan:
    ayat (3) Batas waktu akhir pengajuan permohonan (ke dekan) adalah paling lambat satu minggu setelah batas waktu terakhir pembagian KHS menurut ketentuan kalender akademik. Untuk memperoleh informasi lebih lanjut, Anda dapat membacanya pada Pedoman Pendidikan UM Edisi 2010. Terima kasih.

  • djoko rahardjo

    Jawaban untuk Saudara Ahmad
    Pindah program studi pada jurusan yang sama,
    Berdasarkan Pedoman Pendidikan UM Edisi 2010

    Syarat-syarat (pasal 65):
    ayat (2) a. mahasiswa tsb. telah mengikuti secara terus menerus pada program asal sekurang-kurangnya 4 semester, ayat (2) c, dan (2) e;
    ayat (2) e. mahasiswa tersebut lulus seleksi akademik yang diadakan oleh program studi yang dituju; dan lihat pasal-pasal yang terkait.

    Proses (Pasal 66):
    ayat (1) mahasiswa pindahan dari dalam UM diwajibkan mengajukan permohonan tertulis yang diketahui oleh dosen PA dan Ketua Jurusan dengan alas an kepindahan yang kuat. Lihat ayat seterusnya.

    Waktu Pengajuan:
    ayat (3) Batas waktu akhir pengajuan permohonan (ke dekan) adalah paling lambat satu minggu setelah batas waktu terakhir pembagian KHS menurut ketentuan kalender akademik. Untuk memperoleh informasi lebih lanjut, Anda dapat membacanya pada Pedoman Pendidikan UM Edisi 2010. Terima kasih.

  • ahmad

    kan itu pndah dari luar ke UM kalau pindah dari dalam UM bagaimana,jika pindahnya masih dalam satu fakultas Satu jurusan cuma pindah program study dalam satu jurusan.? tolong jawabannya

Categories

A sample text widget

Etiam pulvinar consectetur dolor sed malesuada. Ut convallis euismod dolor nec pretium. Nunc ut tristique massa.

Nam sodales mi vitae dolor ullamcorper et vulputate enim accumsan. Morbi orci magna, tincidunt vitae molestie nec, molestie at mi. Nulla nulla lorem, suscipit in posuere in, interdum non magna.