Mimpi Indah: BAAKPSI dan BAUK Mengembangkan Sistem Registrasi Mahasiswa Baru

Pada tanggal 3 Mei 2011 sore hari, Pak Noor Farochi (Kasubag RS) menghubungi saya (Johanis Rampisela, Ketua Divisi Perangkat Lunak) karena adanya keperluan untuk melakukan registrasi mahasiswa S2/S3 UM yang dilakukan di Universitas Tadulako. Hal ini merupakan HAL BARU karena selama ini Subag RS selalu melakukan registrasi di kampus UM.

Pak Noor Farochi, Pak Bambang Purwanto (Divisi Perangkat Lunak), Pak Arrijal (Divisi Perangkat Lunak), dan saya kemudian berunding. Ada dua alternatif yaitu membuat server lokal atau mengembangkan program registrasi melalui internet. Saya memutuskan untuk mengembangkan program registrasi melalui internet. Hasil perundingan dengan Bu Komariyah (Kasubag TU PPs) menghasilkan kesepakatan bahwa Pak Arrijal perlu ikut serta ke Universitas Tadulako untuk mewujudkan rencana tersebut.

Setelah itu, saya diskusi dengan Pak Dwi Waluyo (Kasubag PE), Pak Dwi melontarkan ide untuk menerapkan hal itu untuk registrasi semua mahasiswa UM. Wah, ide yang menarik ini bergulir dengan sangat cepat, Pak Noor Farochi setuju, Bu Mimin Nurbintarti (Kabag PK) mendukung rencana ini, Bu Aminarti Siti Wahyuni (Kabag PSI) juga menyambut baik rencana ini.

Selanjutnya Pak Suwadi (Kasubag DRK) setuju dan minta segera dibuat prosedur operasi standarnya. Pak Zunaedi (Kabag Keuangan) juga bersemangat.

Bagai mimpi indah, Selasa sore muncul ide dan Jumat sudah disetujui oleh semua pihak yang terkait, berlangsung dengan cepat, tidak ada yang mempersulit, dan berani membuat keputusan. Mudah-mudahan ide ini disertai dukungan nyata sehingga segera direalisasikan.

Berikut ini rencana sistem registrasi calon mahasiswa baru.

  1. Calon mahasiswa yang dinyatakan lulus membayar melalui sistem pembayaran online  BRI, BNI, atau BTN dengan menggunakan nomor peserta.
  2. Calon mahasiswa melengkapi data melalui website.
  3. Mahasiswa membawa berkas asli ke Gedung Sasana Budaya untuk diperiksa oleh petugas RS.
  4. Mahasiswa memperoleh jas, dasi dan topi almamater.
  5. Mahasiswa difoto menggunakan jas almamater.
  6. Mahasiswa menerima Kartu Mahasiswa.

Jaman dulu, registrasi mahasiswa baru di Sasana Budaya melibatkan secara langsung petugas dari Subag DRK, Subag RS, Poliklinik, Pusat TIK, dan Subag MPI.  Kemudian disederhanakan menjadi Subag DRK, Subag RS, Pusat TIK, dan Subag MPI. Sekarang disederhanakan lagi sehingga tinggal menjadi Subag RS dan Subag MPI.

Malang, 5 Mei 2011

Johanis Rampisela (Ketua Divisi Perangkat Lunak)

 

26 comments to Mimpi Indah: BAAKPSI dan BAUK Mengembangkan Sistem Registrasi Mahasiswa Baru

  • arifendi ahwanto

    terima kasih Pak Noor Farochi dan Pak Johanis Rampisela atas informasinya.

  • Noor Farochi

    @arifendi ahwanto
    Sdr harus ke loket Subag RS, mungkin masih ada tanggungan yang belum terselesaikan

  • arifendi ahwanto

    Johanis Rampisela@ Saya sudah mengumpulkan KTR pak,dulu sudah diterima oleh petugasnya dan saya juga sudah mengisi buku absen pengumpulan KTR. jadi untuk saat ini saya tidak lagi membawa KTR.

  • @arifendi ahwanto,
    Sdr harus ke loket Subag RS dan menyerahkan KTR.

  • arifendi ahwanto

    saya Arifendi Ahwanto mhsiswa PGSD off F9.
    maaf pak, saya mau tanya. siakad saya tidak bisa di akses. setiap saya mau mengakses, terdapat tulisan peringatan. apakah ada kesalahan pada siakad saya?

  • Agustin Prasetyawati

    mf saya mau lapor kalo’ data yang ada di siakad saya tu ada yang keliru. kl mau memperbarui data, konfirmasix kemana ya????
    jenis kelamin saya yang benar perempuan, tp di siakad saya ditulis laki-laki.
    ini NIM sya 100211404896 atas nama AGUSTIN PRASETYAWATI

  • Noor Farochi

    @Abd. Wahed
    Tks atas penjelasannya. Bagi kami petugas di lapangan, yang penting adalah IT itu bisa lebih memudahkan petugas pelaksana administrasi akademik dalam melayani semua pihak. Bukan malah bikin “judeg” kayak kemarin (maaf).

  • Abd. Wahed

    @Noor Farochi:
    Manajemen IT tidak sesederhana yang pak Noor maksudkan, cakupannya sangat luas, dan UM mempunyai banyak ahli IT yang bisa menjelaskannya lebih detail. Akan tetapi menerapkannya memang tidak akan mudah.
    Membangun IT sel demi sel bukanlah cara yang salah, asalkan tetap berpegang pada prinsip-prinsip perancangan IT, khususnya IT secara organisasi, mulai dari tahap perancangan, developing atau coding, inplementasi sampai pada tahap evaluasi.
    Ibarat membangun sebuah rumah, akan lebih baik jika design utuh rumah yang akan kita bangun itu sudah ada. Sehingga pembangunan yang dimulai dari kamar demi kamar, dilanjutkan lantai demi lantai akan mempunyai satu arah, yaitu membangun rumah secara utuh.
    Kalau cara-cara pemecahan masalah yang dilakukan secara sepotong-sepotong dan pengabaian IT sebagai organisasi tersebut masih tetap dipertahankan, serta tidak ada yang berani memberikan koreksi, dikhawatirkan semua pihak akan terlena oleh cerita tentang mimpi. Sementara itu, IT di luar sana begitu cepat berkembang. Mereka telah mewujudkan mimpinya yang lebih indah dari mimpi kita.

  • Noor Farochi

    @cak imam
    Kalau cak Imam ingin mimpix jadi kenyataan, menurut sy tdk boleh hanya sekedar mimpi sj. Rancang kebutuhan yg benar2 diperlukan sj terlebih dahulu utk benar2 bisa dilaksanakan disamping rencana yg besar. Bicarakan dahulu kebutuhan tersebut dg pihak terkait kemudian undang tim IT (Divisi software) untuk membantu mewujudkannya. Kalau memiliki anggaran yg besar memang bisa langsung kepada rencana yg besar, tp menurut sy sebaiknya dimulai dari hal yg kecil sj terlebih dahulu untuk menuju kepada rencana yg besar. Karena yg besar mulainya adalah dari yg kecil terlebih dulu, ibaratnya tidak akan bisa disebut seribu rupiah kalau yg seratus rupiah ditinggalkan,..karena cuma jd Rp.900,-

  • cak imam

    Mimpi indah yang jadi kenyataan memang sangat membahagiakan. Kalau pak Diding punya mimpi, saya juga punya lho pak Jo. Berdasarkan lokakarya tentang akreditasi program studi dan fakultas yang diselenggarakan BPM, terungkap bahwa prodi dan fakultas kesulitan dalam pengumpulan data, baik data mahasiswa dan pegawai yang tidak on line. Belum lagi ada data yang tidak sinkron. Saya punya mimpi semua data administrasi kita sudah connect dan on line sehingga, setiap prodi/fakultas/lembaga yang akan akreditasi tidak kesulitan. Cukup didepan komputer, login, dan data yang dibutuhkan siap di unduh. Sehingga tidak ada prodi/fakultas tidak terlambat dalam akreditasi. Bagaimana pak Jo? Saya yakin njenengan beserta tim akan bisa membantu tugas BPM.

  • Noor Farochi

    @Johanis Rampisela
    Iya Pak, memang biasanya perencanaan yang dibuat sangat besar, mendetail, dan sangat menyeluruh, memulaix sangat sulit. Pengalaman saat pertamakali dibuat software administrasi akademik beberapa tahun yg lalu, banyak sekali hal-hal kecil yg terlewatkan, membuatnya hanya mulai dari awal s.d akhir saja. Sementara banyak hal kecil sehari-hari yg dilakukan dilapangan tidak terwadahi atau terlewatkan, sehingga seolah-olah adanya sama dengan tidak ada. Karena yg ada dan benar2 bermanfaat hanya sebagian,.. selalu saja tidak sesuai dengan kebutuhan, sehingga timbul anggapan selalu sj minta yg baru dan yg baru….spt ada lingkaran setan. Itu semua karena membuatnya tidak dimulai dari hal-hal yg kecil sesuai dg kebutuhan dilapangan, langsung dibuat menyeluruh. Mudah-mudahan ..”manajemen IT”… yg dimaksud P.Abd.Wahed tidak demikian.

  • Moch Syahri

    hemmm kalau meminjam bahasa Pak Renald Kasali, nampaknya semua sedang semangat kearah generasi Connected. semoga semua memiliki energi yang luar biasa untuk terus berkreasi demi kabaikan lambaga

  • Semua yang sudah dikerjakan di bawah ini dikerjakan sel demi sel (meminjam istilah Pak Noor Farochi). Tidak langsung sempurna: prinsipnya adalah PELAJARI KEBUTUHAN, BUAT PROGRAM, PERBAIKI PROGRAM. Sejauh ini, mimpi-mimpi yang ada semuanya terwujud dengan cara seperti ini. Perencanaan yang sangat besar, sangat mendetail, sangat menyeluruh, biasanya tidak pernah dimulai dan tetap dalam bentuk proposal.

  • Noor Farochi

    @Abd.Wahed
    “Namun, akan lebih indah jika cara yang ditempuh didalam mengembangkan IT, dapat mengikuti pola manajemen IT yang semestinya.”
    Sy yg tdk tahu atau tdk mengikutix ya? …pola manajemen IT yg semestix.. itu kayak apa? Kalo yg dimaksudkan perencanaan IT utk memajukan “layanan adm akademik” akan dibikin secara “utuh dan menyeluruh se UM” sy kira..menurut sy ini… hanya diangan-angan dan mimpi yg sebenarnya. Karena kalau bikin rencana global begitu pastilah “biaya”nya akan berbunyi MILYAR, kapan terwujudx? sementara yg km rencanakan kecil2 ibarat sistem sel gitu sj kayak begitu…. anggaran yg ada kan dibagi-bagi agar semua kegiatan bisa sama2 jalan. Dari mulai yg kecil2 itulah akan muncul menjadi yg besar, dari masalah2 kecil yg ada di lapangan diselesaikan maka hal2 yg lbh besar akan jd lbh mudah.

  • @Pak dsatyananda,
    Untuk mewujudkan mimpi yang di atas itu, tinggal dibutuhkan koordinasi dan keputusan untuk melaksanakannya. Secara teknis, Divisi Perangkat Lunak sudah siap melaksanakannya (di atas sudah disampaikan bahwa mulai diterapkan untuk registrasi mahasiswa baru S2/S3 di Universitas Tadulako).

  • dsatyananda

    Untuk mewujudkan mimpi itu, mungkin bisa ditempuh dengan memberdayakan mahasiswa untuk menjadi relawan di TIK. Mereka dapat pengalaman, TIK dapat hasilnya. Saya punya teman di salah satu PTN yang ‘bekerja’ di Puskom mulai dari mahasiswa, sudah lulus, sampai sekarang diangkat menjadi stafnya. Saya rasa cara ini banyak ditempuh oleh PT yang sukses mengembangkan IT.

  • @Pak Abd. Wahed, wah ternyata Pak Wahed tidak hanya memantau program tetapi juga menjadi pemantau website. Saya setuju pendapat Pak Abd. Wahed bahwa “akan lebih indah jika cara yang ditempuh didalam mengembangkan IT, dapat mengikuti pola manajemen IT yang semestinya.”

    Mari kita semua berusaha agar mimpi ini bisa terwujud. Saya yakin bahwa mimpi ini bisa diwujudkan dengan dukungan penuh dari staf Divisi Perangkat Lunak yaitu Pak Wahed, Pak Rijal, Pak Bambang Purwanto, dan Pak Umar.

    Sudah banyak yang dibuat oleh Pak Wahed dkk tetapi masih banyak juga yang masih perlu dibuat.

    Terima kasih atas sumbangan pikirannya.

  • Abd. Wahed

    Sebelumnya saya ucapkan selamat atas termuatnya ide pak Jo. Semoga mimpi indah itu segera bisa direalisikan.
    Namun, akan lebih indah jika cara yang ditempuh didalam mengembangkan IT, dapat mengikuti pola manajemen IT yang semestinya. Sehingga hal-hal lain termasuk proses pembiayaan, seprti yang dikeluhkan pak Noor (dan mungkin bukan hanya pak Noor), tidak akan menjadi hambatan.
    Jika pengembangan IT tetap dilakukan dengan pola seperti cerita di atas, bisa jadi perkembangan IT di UM tidak akan secepat seperti yang dimimpikan oleh pemimpi yang lain.
    Karna….., bisa jadi pemimpi yang lain itu mimpinya lebih indah.
    Sebagai pasukan IT, kami pasti mendukung semua langkah yang diambil pak Jo.

  • @Sdri Indah Wahyu, registrasi mahasiswa sudah beberapa semester ini diperbaiki terus dan sudah tidak bikin “ribet dan bete” lagi. Yang akan dikembangkan ini adalah registrasi untuk mahasiswa baru.
    Terima kasih atas dukungannya.

  • Indah Wahyu

    Saya menyambut gembira ide ini. Semoga UM menjadi lebih baik lagi, tidak seperti masa saya masih kuliah dulu yang registrasinya ribet dan bikin bete. Semoga UM semakin maju. Laju! Laju! Laju!

    Indah Wahyu,
    Alumnus UM

  • @Pak Noor Farochi, yang sabar dan jangan putus asa. Yang menjadi andalan dan ujung tombak untuk mewujudkan hal itu adalah Pak Noor.

  • Noor Farochi

    Belum terwujud P. Djoko, baru mimpi2 yg indah. Mimpi indah, mewujudkannya menjadi sebuah kenyataan bukanlah hal yang gampang atau mudah. Seringkali perencanaan sudah dibuat sedemikian matangnya, nego sana nego sini, semua sudah sama acc, begitu sampai pada awal pelaksanaan kegiatan dan pembicaraan beralih pada biaya,… pelaksana ini ‘biasanya’ menjadi agak “biaya an” juga. Kalau nggak ruwet, ya paling tidak mbulet, masih untung kalau ‘berhasil’,… kadang jg bisa tertunda…tertunda….dan tertunda.

  • @Pak djoko rahardjo, belum terwujud Pak, masih sedang berusaha diwujudkan. Walaupun demikian, apa yang biasanya saya tuliskan sebagai mimpi indah adalah sesuatu yang saya harap, usahakan, dan yakini sangat berguna dan bisa diwujudkan dengan kerja sama semua pihak yang terkait.

    Terima kasih atas dukungannya.

  • djoko rahardjo

    Selamat atas terwujudnya mimpi indah dari Pak Johanis dkk. Semoga sukses.

    Ke depan kita harus lebih kompak dan lebih harmonis karena tantangan yang akan kita hadapi semakin hari semakin berat dan kompleks. Isi pidato Rektor UM pada upacara Hardiknas 2 Mei 2011 antara lain, kita akan nelaksanakan manajemen PT yang berorentasi pada “kekinian” dan “kenantian”.

  • @Pak Diding Kusumahadi, terima kasih atas sumbangan mimpinya Pak, sangat mungkin satu waktu hal itu bisa diwujudkan. Salah satu kata bijak yang saya yakini:

    Semua akan indah pada waktunya.

  • Saya punya mimpi yang lebih indah lagi, Pak Jo, yaitu registrasi akademik tidak melalui kantor pusat, tetapi, cukup di fakultas masing-masing. Pengalaman saya, kuliah di universitas “tetangga sebelah” tahun 1983-1988, tidak pernah yang namanya registrasi mahasiswa berurusan dengan kantor pusat, tetapi langsung di fakultas. Dengan registrasi di fakultas, antrian yang panjang saat waktu registrasi, akan dapat dipangkas secara signifikan. Kantor pusat cukup mendapat laporan dari masing-masing fakultas. Apalagi dengan kondisi sekarang, di mana unit akademik fakultas dan kantor pusat serta TIK sudah on-line, secara teknis, pasti akan sangat mudah untuk merubah sistem registrasi mahasiswa dari sentralisasi (kantor pusat) ke desentralisasi (fakultas). Tahun 90’an jumlah mahasiswa sekitar 5.000-an orang, saaat ini sekitar 15.000-an mahasiswa. Bagaimana dengan jumlah mahasiswa yang meningkat pesat, tetapi petugas yang melayani jumlahnya (relatif) tetap? Tetapi (mungkin) dalam tataran implementasi, akan banyak faktor non-teknis yang mencoba mengganjalnya. Saya yakin, Pak Jo dapat merealisasikannya. Kalau tidak sekarang, kapan lagi? Mohon maaf apabila komentar saya menyimpang dari esensi tulisan Pak Jo. Terima kasih.

    Diding Kusumahadi
    Pegawai Lembaga Penelitian

Leave a Reply

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

  

  

  

Categories

A sample text widget

Etiam pulvinar consectetur dolor sed malesuada. Ut convallis euismod dolor nec pretium. Nunc ut tristique massa.

Nam sodales mi vitae dolor ullamcorper et vulputate enim accumsan. Morbi orci magna, tincidunt vitae molestie nec, molestie at mi. Nulla nulla lorem, suscipit in posuere in, interdum non magna.