Apa yang belum dimiliki oleh UM?

Universitas Negeri Malang sudah memiliki fasilitas pendukung perkuliahan dan perkantoran yang sangat lengkap, antara lain kolam renang, Graha Cakrawala (tempat wisuda dll.), lapangan tenis yang modern, gedung rektorat yang modern (sedang dibangun) dan lain-lain. Tidak menutup kemungkinan suatu ketika nanti UM akan memiliki hotel yang “sangat strategis”. Dimana? Wisma IKIP/UM (yang sudah tidak dipakai) di Jalan Tumapel Malang yang terletak di sebelah barat Kantor Walikota/Balai Kota Malang.

Setelah kita mengetahui hal-hal tersebut maka pertanyaannya adalah apa yang belum dimiliki oleh UM? Pada kesempatan ini penulis tidak ingin membicarakan fasilitas  yang bersifat fisik tetapi pada layanan administrasi akademik dan administrasi umum.

Legalisasi Fotokopi Ijazah dll. Secara Online

Sesuai dengan Pedoman Pendidikan UM Edisi 2011 BAB XII, Pasal 85, Ayat (10), Butir h s.d. k tentang pejabat yang melegalisasi “salinan” ijazah, transkrip dan sertifikat pendidik. Dalam kesempatan ini tidak akan mempersoalkan substansi dari pasal tersebut tetapi dari aspek implementasi yang bersifat teknis/operasional.  Selama ini para lulusan UM atau orang yang mewakilinya  bila datang ke UM untuk keperluan legalisasi dokumen “belum tentu” 1(satu) hari selesai. Bagaimana bila legalisasi tersebut sangat diperlukan dan waktunya sangat mepet? Bagaimana bila yang bersangkutan rumahnya sangat jauh dan keuangannya sangat terbatas?

Salah satu solusinya adalah  UM harus memiliki “layanan terencana dan terpadu” yang dikelola oleh staf layanan umum yang terletak di front office . Layanan apa itu? Di zaman ini kita sudah mengenal layanan online. Apakah mungkin?  Jawabnya mungkin. Apakah tidak takut dengan dokumen asli tapi palsu (aspal)? Kita tidak perlu takut. Rasionalnya bagaimana? Naah…, mari kita mulai dari:

1. Pengguna Layanan

Pengguna layanan diwajibkan mengisi “formulir online” yang telah disediakan oleh Subag Pendidikan dan Evaluasi (PE) BAAKPSI UM. Seperti pendaftaran  mahasiswa baru yang sudah dilakukan oleh UM selama ini, formulir tersebut berisi antara lain (1) bukti setor keuangan untuk pembayaran legalisasi sertifikat pendidik dan transkrip (rekening Rektor), legalisasi ijazah diploma  dan sarjana (rekening Dekan)  dan legalisasi ijazah magister dan doktor (rekening Direktur PPs), (2) bukti setor keuangan untuk  penggandaan dokumen/foto kopi (jumlah eksemplar) dimasukkan di masing-masing rekening sesuai dengan dokumen  yang diminta, (3) identitas yang bersangkutan (KTP/SIM dan Nomor HP) dan (4)   meng upload file pdf dokumen yang diperlukan (ijazah, transkrip dan sertifikat pendidik).

2. Penyedia Layanan

Penyedia layanan adalah Subag PE, Fakultas, PPs dan Staf Layanan Umum. Proses layanan online ini berlangsung 5 (lima) tahap. Ke-1, lampiran file pdf: ijazah, transkrip dan sertifikat  pendidik divalidasi  dahulu dengan “dokumen/duplikat”  yang ada  Subag PE. Ke-2, setelah dinyatakan “valid” maka file pdf tersebut diberi nomor dan tanggal register oleh Subag PE. Ke-3,  transkrip/sertifikat pendidik langsung dicetak dan ditandatangani oleh pejabat di BAAKPSI sedangkan file pdf “ijazah” yang sudah diberi nomor dan tanggal register langsung dikirim ke “jaringan komputer  fakultas/PPs” untuk diproses. Ke-4, legalisasi ijazah, transkrip dan sertifikat pendidik yang sudah dilegalisasi dikirim ke kantor layanan umum (fronf office) untuk diserahkan kepada yang bersangkutan. Ke-5, kantor layanan umum memberi informasi kepada pengguna jasa melalui SMS untuk mengambil dokumen di fronf office dengan membawa persyaratan.

Pengguna layanan mengambil dokumen di kantor layanan umum (front office). Syarat pengambilan legalisasi dokumen: 1) harus menunjukkan dokumen “asli” (ijazah, transkrip, sertifikat pendidik dan KTP/SIM Pengguna Layanan)  untuk menentukan kesesuaian dan keabsahan  dan 2) bukti setor biaya legalisasi dan biaya fotokopi dokumen dari bank yang ditunjuk.

Dari paparan di atas, Alumni UM/pengguna jasa akan memperoleh “Layanan Prima”. Hanya datang 1 (satu) kali dengan waktu layanan 10 menit sudah menerima legalisasi ijazah/transkrip/sertifikat pendidik.  Untuk melaksanakan Layanan Prima tersebut harus diterbitkan SK Rektor UM yang berisi: 1) standar mutu layanan, 2) waktu yang diperlukan untuk memroses, 3) petugas yang melayani di masing-masing unit kerja, dan 4) lain-lain.

 

Bila ide/gagasan ini dianggap berguna bagi kemajuan UM maka yang harus dipersiapkan antara lain adalah 1) tempat dokumen (duplikat ijazah dan transkrip) harus memenuhi syarat ruang dan almari penyimpanan yang sesuai dengan “standar kearsipan”, 2) dokumentasi specimen ijazah dan trankrip dari sejak berdirinya PTPG, IKIP Malang sampai sekarang dan nanti, 3) memilih dan menetapkan petugas validasi  dokumen karena “tidak semua orang” boleh mengeluarkan dan memvalidasi dokumen, dan 4) biaya perawatan dokumen karena masa penyimpanan (inaktif) duplikat ijazah dan transkrip sudah ditetapkan oleh Kearsipan Nasional RI adalah “sepanjang masa”.

Malang, 17 Januari 2012

Djoko Rahardjo, Staf Subag Sardik BAAKPSI UM

 

ALUR  LEGALISASI IJAZAH DLL. SECARA ONLINE
skema

Leave a Reply

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

  

  

  

Categories

A sample text widget

Etiam pulvinar consectetur dolor sed malesuada. Ut convallis euismod dolor nec pretium. Nunc ut tristique massa.

Nam sodales mi vitae dolor ullamcorper et vulputate enim accumsan. Morbi orci magna, tincidunt vitae molestie nec, molestie at mi. Nulla nulla lorem, suscipit in posuere in, interdum non magna.