Apa yang belum dimiliki oleh UM?

Universitas Negeri Malang sudah memiliki fasilitas pendukung perkuliahan dan perkantoran yang sangat lengkap, antara lain kolam renang, Graha Cakrawala (tempat wisuda dll.), lapangan tenis yang modern, gedung rektorat yang modern (sedang dibangun) dan lain-lain. Tidak menutup kemungkinan suatu ketika nanti UM akan memiliki hotel yang “sangat strategis”. Dimana? Wisma IKIP/UM (yang sudah tidak dipakai) di Jalan Tumapel Malang yang terletak di sebelah barat Kantor Walikota/Balai Kota Malang.

Setelah kita mengetahui hal-hal tersebut maka pertanyaannya adalah apa yang belum dimiliki oleh UM? Pada kesempatan ini penulis tidak ingin membicarakan fasilitas  yang bersifat fisik tetapi pada layanan administrasi akademik dan administrasi umum.

Legalisasi Fotokopi Ijazah dll. Secara Online

Sesuai dengan Pedoman Pendidikan UM Edisi 2011 BAB XII, Pasal 85, Ayat (10), Butir h s.d. k tentang pejabat yang melegalisasi “salinan” ijazah, transkrip dan sertifikat pendidik. Dalam kesempatan ini tidak akan mempersoalkan substansi dari pasal tersebut tetapi dari aspek implementasi yang bersifat teknis/operasional.  Selama ini para lulusan UM atau orang yang mewakilinya  bila datang ke UM untuk keperluan legalisasi dokumen “belum tentu” 1(satu) hari selesai. Bagaimana bila legalisasi tersebut sangat diperlukan dan waktunya sangat mepet? Bagaimana bila yang bersangkutan rumahnya sangat jauh dan keuangannya sangat terbatas?

Salah satu solusinya adalah  UM harus memiliki “layanan terencana dan terpadu” yang dikelola oleh staf layanan umum yang terletak di front office . Layanan apa itu? Di zaman ini kita sudah mengenal layanan online. Apakah mungkin?  Jawabnya mungkin. Apakah tidak takut dengan dokumen asli tapi palsu (aspal)? Kita tidak perlu takut. Rasionalnya bagaimana? Naah…, mari kita mulai dari:

1. Pengguna Layanan

Pengguna layanan diwajibkan mengisi “formulir online” yang telah disediakan oleh Subag Pendidikan dan Evaluasi (PE) BAAKPSI UM. Seperti pendaftaran  mahasiswa baru yang sudah dilakukan oleh UM selama ini, formulir tersebut berisi antara lain (1) bukti setor keuangan untuk pembayaran legalisasi sertifikat pendidik dan transkrip (rekening Rektor), legalisasi ijazah diploma  dan sarjana (rekening Dekan)  dan legalisasi ijazah magister dan doktor (rekening Direktur PPs), (2) bukti setor keuangan untuk  penggandaan dokumen/foto kopi (jumlah eksemplar) dimasukkan di masing-masing rekening sesuai dengan dokumen  yang diminta, (3) identitas yang bersangkutan (KTP/SIM dan Nomor HP) dan (4)   meng upload file pdf dokumen yang diperlukan (ijazah, transkrip dan sertifikat pendidik).

2. Penyedia Layanan

Penyedia layanan adalah Subag PE, Fakultas, PPs dan Staf Layanan Umum. Proses layanan online ini berlangsung 5 (lima) tahap. Ke-1, lampiran file pdf: ijazah, transkrip dan sertifikat  pendidik divalidasi  dahulu dengan “dokumen/duplikat”  yang ada  Subag PE. Ke-2, setelah dinyatakan “valid” maka file pdf tersebut diberi nomor dan tanggal register oleh Subag PE. Ke-3,  transkrip/sertifikat pendidik langsung dicetak dan ditandatangani oleh pejabat di BAAKPSI sedangkan file pdf “ijazah” yang sudah diberi nomor dan tanggal register langsung dikirim ke “jaringan komputer  fakultas/PPs” untuk diproses. Ke-4, legalisasi ijazah, transkrip dan sertifikat pendidik yang sudah dilegalisasi dikirim ke kantor layanan umum (fronf office) untuk diserahkan kepada yang bersangkutan. Ke-5, kantor layanan umum memberi informasi kepada pengguna jasa melalui SMS untuk mengambil dokumen di fronf office dengan membawa persyaratan.

Pengguna layanan mengambil dokumen di kantor layanan umum (front office). Syarat pengambilan legalisasi dokumen: 1) harus menunjukkan dokumen “asli” (ijazah, transkrip, sertifikat pendidik dan KTP/SIM Pengguna Layanan)  untuk menentukan kesesuaian dan keabsahan  dan 2) bukti setor biaya legalisasi dan biaya fotokopi dokumen dari bank yang ditunjuk.

Dari paparan di atas, Alumni UM/pengguna jasa akan memperoleh “Layanan Prima”. Hanya datang 1 (satu) kali dengan waktu layanan 10 menit sudah menerima legalisasi ijazah/transkrip/sertifikat pendidik.  Untuk melaksanakan Layanan Prima tersebut harus diterbitkan SK Rektor UM yang berisi: 1) standar mutu layanan, 2) waktu yang diperlukan untuk memroses, 3) petugas yang melayani di masing-masing unit kerja, dan 4) lain-lain.

 

Bila ide/gagasan ini dianggap berguna bagi kemajuan UM maka yang harus dipersiapkan antara lain adalah 1) tempat dokumen (duplikat ijazah dan transkrip) harus memenuhi syarat ruang dan almari penyimpanan yang sesuai dengan “standar kearsipan”, 2) dokumentasi specimen ijazah dan trankrip dari sejak berdirinya PTPG, IKIP Malang sampai sekarang dan nanti, 3) memilih dan menetapkan petugas validasi  dokumen karena “tidak semua orang” boleh mengeluarkan dan memvalidasi dokumen, dan 4) biaya perawatan dokumen karena masa penyimpanan (inaktif) duplikat ijazah dan transkrip sudah ditetapkan oleh Kearsipan Nasional RI adalah “sepanjang masa”.

Malang, 17 Januari 2012

Djoko Rahardjo, Staf Subag Sardik BAAKPSI UM

 

ALUR  LEGALISASI IJAZAH DLL. SECARA ONLINE
skema

Post Author: Djoko Rahardjo

20 thoughts on “Apa yang belum dimiliki oleh UM?

    ani

    (16 September 2012 - 12:35)

    YANG BELUM DIMILIKI UM ADALAH LAGU HYMNE UM DAN MARS UM DALAM BENTUK MP3 YANG DAPAT DI DOWNLOAD DENGAN GRATIS OLEH SIAPA SAJA
    BUKANKAH UM MEMILIKI MOTTO BERKARYA DAN TERUS BERKARYA?
    TIDAK AKAN SULIT BAGI UM UNTUK MEMBUAT KARYA BERUPA LAGU HYMNE DAN MARS UM DALAM BENTUK MP3
    KEMUDIAN DI UPLOAD DI INTERNET (BISA LEWAT 4SHARED.COM, ZIDDU.COM ATAU YANG LAINNYA) AGAR BISA DI DOWNLOAD SECARA GRATIS

    ephenk

    (3 Februari 2012 - 10:51)

    yang belum di punyai um adalah gedung fis milik sendiri…. dengan keaadaan gedung seperti ini, kok mmasih bisa menambah jurusan baru…..

    duorina grace

    (2 Februari 2012 - 20:39)

    JPC seperti univ. tetangga kita tuh emang saat ini diperlukan bagi alumni mahasiswa UM. Alasannya sepele, agar para alumni paling tidak bisa mendapatkan info perkerjaan. Sapa tau melalui layanan itu banyak alumni mendapatkan kesempatan untuk bekerja n bisa tersebar ke seluruh Indonesia. Tidak muluk2 akhirnya UM juga yang bisa mendapatkan kepercayaan dari pihak/ lembaga lain sebagai perguruan tinggi yang bisa memenuhi permintaan tenaga kerja.

    eny erawati

    (2 Februari 2012 - 13:15)

    saya sangat setuju.
    i am looking forward to see it.

    mohfaiz

    (1 Februari 2012 - 15:20)

    Saya sangat2 setuju sekali dengan ide2 kreatif yg bertujuan meningkatkan pelayanan baik di bidang administrasi maupun dalam pembelajaran. Memang sudah jamannya semuanya serba online, terutama sekali dalam proses pembelajaran, UM yg merupakan mantan IKIP harus mempelopori terwujudnya pelaksanaan pembelajaran berbasis IT.

    m david s

    (30 Januari 2012 - 17:27)

    studi teknik informatika dan perbankan syariah adain dong!

    indera

    (30 Januari 2012 - 06:03)

    saya sangat mendukung ide bapak yang cemerlang tersebut

    tetapi sebelum berabjak ke sana menurut saya ada yang perlu bahkan yang sangat perlu untuk ditinggkatkan yaitu”Pengadministrasian”. saya melihat di kampus kita sendiri masih tergolong ruwet. seharusnya untuk menjadi kampus yang besar dan berjaya harus berawal dari layanan tersebut. layanan yang baik pada mahasiswa merupakan kunci sukses bagi sebuah kampus.

    ‘JANGAN SAMPAI IKUT-IKUTAN RUWET KAYAK NEGARA KITA SEKARANG INI” berikanlah contoh yang baik pada mahasiswa siswa kalian, karena generasi mudalah yang akan meneruskan semuanya.
    bagaimana akan menjadi baik jika contoh yang diberikan selama ini juga tidak atau kurang baik.

    TRISTAN (ALUMNI SASINDO 07)

    (26 Januari 2012 - 09:57)

    apakah UM punya lembaga semacam JPC seperti di UNIBRAW ndak??? karena bbanyak diantara teman2 saya (termasuk saya) yang lulus dan terlunta2. bahkan informasi untuk masuk S2 dengan memanfaatkan beasiswa dari UM pun sulit saya dapat. dimana saya bisa dapat info beasiswa masuk S2 dan lowongan kerja yang UPDATE di UM? atau paling nggak di situs UM?

    banyak diantara teman2 saya dengan IPK 3,5 keatas ingin masuk S2 UM namun tak tau info beasiswanya. dan selama ini jebolan UM banyak yang “nebeng” informasi kerja di JPC.. mohon rasa kepeduliannya dari pihak yang terkait.

    TRISTAN (ALUMNI SASINDO 07)

    (26 Januari 2012 - 09:53)

    punya lembaga semacam JPC seperti di UNIBRAW ndak??? karena bbanyak diantara teman2 saya (termasuk saya) yang lulus dan terlunta2. bahkan informasi untuk masuk S2 dengan memanfaatkan beasiswa dari UM pun sulit saya dapat. dimana saya bisa dapat info beasiswa masuk S2 dan lowongan kerja yang UPDATE di UM? atau paling nggak di situs UM?

    banyak diantara teman2 saya dengan IPK 3,5 keatas ingin masuk S2 UM namun tak tau info beasiswanya. dan selama ini jebolan UM banyak yang “nebeng” informasi kerja di JPC.. mohon rasa kepeduliannya dari pihak yang terkait.

    niko

    (24 Januari 2012 - 20:05)

    semangaat diperbaharui pakk

    Gebby Maulansyah

    (23 Januari 2012 - 17:13)

    Tingkatkan transparansi administratif terlebih dahulu. Beasiswa, dana hotma, dsb. Semua selayaknya harus lebih terbuka dan akuntabel (dapat dipertanggungjawabkan dengan bukti riil).
    Terima kasih.
    GeMa
    FS UM

    wahed

    (22 Januari 2012 - 01:03)

    Pak Djoko bisa aja…., idenya bagus pak, dan saya ingin melengkapi agar idenya lebih komplit.
    Dokumen yg telah dilegalisir bisa diambil sendiri ke kampus UM dan juga bisa dikirim ke alamat alumni. Caranya sebagai berikut:

    (1)UM harus punya arsip dokumen yang disimpan di database. Bisa dilakukan dengan cara menscan dokumen asli (Ijazah, Transkrip atau Sertifikat Pendidik), kemudian hasil scan disimpan di database.
    (2)UM harus punya list biaya pengiriman ke semua alamat di Indonesia, data ini bisa bekerjasama dengan jasa pengiriman seperti Kantor POS atau jasa pengiriman lainnya, dan disimpan dalam database.
    (3)Form formulir online dilengkapi dengan isian alamat pengiriman lengkap dengan kode pos serta upload fotocopy KTP (digunakan untuk menjamin kecocokan antara pengguna jasa dengan pemilik documen). Biaya akan ditampilkan oleh system sesuai dengan alamat pengiriman.
    (4)Di sisi Front Office, validasi data dilakukan dengan cara mencocokkan fotocopy dokumen yg diupload oleh alumni dengan arsip yang ada di database UM, proses ini menjamin keaslian dokumen yang dilegalisir. KTP pengirim juga dicocokkan dan harus sama dengan pemilik dokumen. Sedangkan bukti setor ke Bank tidak diperlukan, karena sudah ada singkronisasi data pembayaran dari Bank dengan Pusat TIK.

    Mari kita lihat ide segar ini dari sudut pandang yang posiitif, janganlah dilihat SIAPA yang meng-idekan tapi lihatlah APA idenya.

    cristiano

    (21 Januari 2012 - 21:23)

    GEDUNG DI FMIPA KHUSUSNYA PA,,,,,,,,,,BLUM MEMADAI

    bayu

    (21 Januari 2012 - 17:32)

    Apa yang belum dimiliki UM? menurut saya (mahasiswa PPS MPD 2011), semua UM “sudah” punya. SUDAH. Judul itu bisa ditafsirkan positif dan negatif. yang positif, UM memang jawara dan kaya. negatifnya, “narsis banget sich”!

    sebagai mahasiswa UM, dari sekian banyak “harta” dan “kekayaan” UM yang dikagumi oleh pihak luar, ada kekurangan yang tidak bisa dilihat oleh orang lain (apalgi sengaja diekspose oleh intern UM keluar).

    sebagai keluarga UM, berangkat dari judul itu, kalau boleh dan mohon permisi sebelumnya, excuse me, saya terpaksa mengatakan bahwa yang belum dimiliki UM, khususnya PPS adalah kepekaan. dalam konteks prodi yang di dalamnya saya menimba ilmu sekarang, kepekaan itu kurang dalam hal pengelolaan kelas. Jujur, saya heran kok ya pendidikan pasca sarjana satu kelas mahasiswanya sampai 28 orang, celakanya kapasitas bakunya di-30 kan. efektif bagi penyelenggara tapi tidak bagi mahasiswa S2.

    yang lain lagi, ini hal kecil. soal keseimbangan antara pemenuhan kewajiban dan hak mahasiswa. kalau mahasiswa terlambat membayar maka statusnya dicutikan (walaupun masih ada “pintu” untuk meminta keringanan). sebaliknya, ketika harus memberikan hak mahasiswa, contoh yang nyata adalah Jas Almamater dan Katalog untuk mahasiswa MPD 2011 (saya gak tahu teman2 S2 dan S3 prodi lain), sampai kuliah dimulai pada semester 2 keduanya belum nonggol juga.

    mungkin akan dikatakan apakah jas almamater dan katalog sungguh sangat penting? masalahnya bukan sangat penting atau tidak. Masalahnya adalah keseimbangan antara keharusan mahasiswa memenuhi kewajibannya dan mendapatkan sesuatu yang memang menjadi haknya!

    ya, tetap saja, sebagai keluarga dan “anak” UM, saya dalam kondisi2 tertentu bangga menjadi bagian dari UM. akan selalu menjaga kehormatan diri dan keluarga besar.

    ah…ini hanya respon atas judul yang sangat menantang. soal tafsir kita bisa berbeda. saya sungguh appreciate atas pencapaian2 besar UM. tapi ya itu tadi, sebagai anak saya hanya ingin mengatakan kepada Bapak atau Ibu, bahwa kita ini masih belum punya segalanya!! semoga Bapak dan atau Ibu berkenan memaafkan jika dirasa apa yang saya sampaikan tidak berkenan di hati

    Johanis Rampisela

    (21 Januari 2012 - 05:42)

    @Pak Djoko Rahardjo,

    Ide yang bagus, Pak. Akan meningkatkan layanan ke alumni UM.

    Proses (1) MENDAFTAR ONLINE, (2) MENDAPAT NOMOR PIN, (3) MEMBAYAR DI BANK bisa diperpendek dengan satu langkah (1) MEMBAYAR DI BANK (memperoleh PIN).

    PIN tersebut kemudian digunakan untuk mendaftar online mengisi formulir.

    Hal seperti ini sudah digunakan UM untuk proses pendaftaran mahasiswa baru UM dengan cara bekerja sama dengan BRI.

    Johanis Rampisela
    Dosen Fisika FMIPA UM

    Linda

    (20 Januari 2012 - 21:11)

    Perbaiki dan sempurnakan dulu layanan yg ada..

    habibie

    (20 Januari 2012 - 14:14)

    Ide bagus,,,, tpi sbelum beranjak lebih jauh…. mari layanan mahasiswa di tingkatkn lebh baaik lagi

    badar

    (20 Januari 2012 - 13:40)

    Oke banget’s idenya bos….. Nah yang kayak begini ini yang ditunggu. Ide segar yang justru datang dari orang luar IT. Saya hanya bisa bilang, hebat….hebat…hebat…. Sangat rugi jika ide-ide seperti ini tidak cepat ditindaklanjuti.

    Judaz

    (19 Januari 2012 - 20:14)

    Ide yg brilian pak. Semoga bisa segera direalisasikan..

    Ophy Firmansyah

    (19 Januari 2012 - 16:53)

    wah ide bagus tu. Jadi kita dak perlu jauh -jauh ke malang tuk ligalisir ijasah. ya semoga saja usulan ini bisa cepet terwujud dewi kemajuan UM kampus tercinta kita

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *