[BELAJAR DARI KAMPUS LAIN – 1] Mengurangi Penggunaan Kertas dengan SMS

Pengantar: Tulisan ini tidak dimaksudkan untuk mengunggulkan kampus lain, penulis sekadar menginformasikan apa yang dilakukan kampus lain –yang penulis ketahui– supaya dapat dijadikan contoh untuk pengembangan kampus UM.

Mulai Februari 2012, saya menempuh pendidikan program pascasarjana di salah satu kampus swasta yang terletak di kota Malang. Kali pertama, saya melakukan pendaftaran di sana, saya cukup heran mengapa di kampus tersebut pengisian nomor ponsel mahasiswa sangat penting. Mereka mengasumsikan semua mahasiswa memiliki nomor ponsel.

Setelah beberapa lama berada di kampus tersebut, baru saya menyadari alasan pihak kampus meminta nomor ponsel setiap mahasiswa. Tujuan utamanya adalah untuk penghematan kertas dan efisiensi biaya. Bagaimana bisa?

Kampus yang memiliki kurang lebih 800 mahasiswa ini ternyata menggunakan media SMS untuk setiap pengumuman dan undangan kepada pihak intern (mahasiswa dan dosen). Hanya pesan tertentu yang dikirim melalui media surat, misalnya surat kepada orang tua.

Kampus menggunakan media SMS ini mengingat biaya SMS yang cukup murah (hanya sekitar 11.000/bulan). Toh hampir pasti mahasiswa dapat membaca SMS. Bagaimana bila SMS tidak terkirim? Memang ada kalanya, SMS tidak diterima dengan baik oleh beberapa orang. Namun, antarindividu pada umumnya saling berkomunikasi, sehingga hampir pasti pesan tetap dapat tersampaikan. Toh, meskipun pengumuman disampaikan via surat sekalipun, peluang pesan tidak tersampaikan selalu ada.

Risiko bagi sivitas akademika adalah mereka dituntut tidak mengganti nomor ponsel mereka. Kalaupun terpaksa mengganti, mereka wajib memberitahukannya ke bagian tata usaha.

Untuk meminimalkan terjadinya penipuan SMS (pengirim SMS palsu yang mengatasnamakan pihak kampus), nomor SMS pengirim selalu tetap (1 nomor utama dan 1 nomor alternatif) yang diberitahukan kepada sivitas akademika via pengumuman yang ditempel di beberapa sudut kampus.’

Bagaimana dengan UM?

Sebenarnya UM telah mengembangkan teknologi SMS Server sejak 2009, sayangnya teknologi ini belum dimanfaatkan untuk ini. Oleh karena itu, penulis mengusulkan untuk memanfaatkan SMS Server tersebut untuk keperluan ini dan tidak menutup kemungkinan layanan yang lain melalui SMS juga dapat dikembangkan.

Mengingat jumlah sivitas akademika UM cukup banyak, layanan pemberitahuan via SMS server ini dapat dibagi dengan menggunakan beberapa nomor yang berurutan, misalnya 088686001 – 088686030 (nomor sengaja dibuat dengan nomor yang tidak terdaftar karena hanya merupakan contoh) dan sebagai antisipasi pengumuman maupun undangan dapat dicantumkan pula di laman www.um.ac.id. Pengumuman via SMS masih diperlukan, mengingat tidak semua sivitas akademika memantau laman UM tiap hari.

Bersambung

 

Malang, 26 April 2012

Michael
www.michael.asia
Alumnus

 

 

Post Author: michael

3 thoughts on “[BELAJAR DARI KAMPUS LAIN – 1] Mengurangi Penggunaan Kertas dengan SMS

    michael

    (7 Mei 2012 - 22:20)

    Ya, memang masih sulit untuk mengajak orang untuk melakukan perubahan. Akan tetapi, tak ada salahnya untuk senantiasa mengedukasi mereka.

    ekowahyu.s

    (26 April 2012 - 23:03)

    banyak mimpi-mimpi lain yang masih menggantung di langit terkait dengan paperless bureaucracy. Betapa hanya untuk memproses 1 surat pemberitahuan kepada dosen terkait dengan progress pemberkasan Angka Kreditnya dan/atau usulan kenaikan pangkat membutuhkan minimal 2 hari untuk GO SIGN dan 2-3 lembar kertas sebelum mendapatkan stempel.

    Padahal langkah notifikasi via SMS juga sudah ditempuh, namun mengajak ke arah perubahan juga tidak mudah. Jika dikirimi surat, mungkin respons time dari dosen ybs masih memakan waktu 2-3 hari (bukan karena tidak dibaca, tapi karena tidak segera diambil di locker). Giliran pake sms/telp langsung respons dalam hitungan menit. Namun birokrasi masih tetap MEWAJIBKAN kita untuk memproses surat tersebut, demi pertanggung jawaban administrasi, bukan moral.

    Betapa nyaman jika semua proses pemberkasan Angka Kredit, Mutasi, Usulan Kenaikan Pangkat baik Dosen maupun Karyawan bisa dilakukan tanpa kertas (atau minimal mengurangi proses pencetakan surat sampai GO SIGN saja). Review, Editing, dan Approval dilakukan secara elektronik tanpa membuang kertas selembar pun.

    Kira-kira bisa gak yah? Kalo di luar kantor bisa, kenapa di dalam kantor tidak bisa? Selama hampir 11 tahun berkecimpung melayani klien di bidang jasa, tidak pernah selembarpun saya kirim hasil kerjaan pake kertas, tidak pernah selembarpun saya kirim invoice pake kertas, dan di komputer pribadi dan laptop saya hanya ada 1 printer yang terpasang: PDF Printer, itu saja. Semuanya dalam bentuk file, file dan file….hehehe

    ekowahyu.s-FS UM

    Faul

    (26 April 2012 - 21:36)

    Ide yang sangat bagus.
    UM sedang merintis e-Office, yang salah satunya fungsinya adalah mengurangi kertas yang terbuang. Salah satu bagian dari e-Office adalah Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) yang pada tanggal 12 April 2012 diselenggarakan workshop oleh UM.
    Di Subag Kemahasiswaan FS telah kami rintis dan sudah berjalan penggunaan media SMS untuk saling berkomunikasi dengan mahasiswa, baik kepada para pengurus ormawa FS atau kepada mahasiswa pada umumnya. Banyak hal yg bisa dilakukan, diantaranya adalah informasi, pengumuman, panggilan, klarifikasi dan fungsi lainnya, yang tentunya dengan harga murah dan cepat sampai. Selain SMS, media internet melalui website sastra.um.ac.id juga telah kami gunakan untuk memajang beragam hal informasi.
    Go Green! UM pasti bisa.
    Sebab diperlukan 1 batang pohon usia 5 tahun untuk memproduksi 1 rim kertas (http://green.kompasiana.com/penghijauan/2012/02/17/).
    >>Faul, FS

Komentar ditutup.