Layanan Validasi Pembayaran SPP Ditingkatkan

Belajar dari layanan validasi pembayaran SPP semester lalu yang kurang memuaskan, Subag DRK mengusahakan peningkatan layanan sebagai berikut:

  • Membeli 2 buah barcode scanner untuk membaca NIM dari kartu mahasiswa. Hasilnya kecepatan melayani per mahasiswa menjadi jauh lebih cepat.
  • Mengevaluasi antrian yang terjadi pada hari Jumat 8 Januari 2010 dan mengatur antrian sebagai berikut:
    • Membuka dua loket dan setiap loket melayani 2 mahasiswa sekaligus.
    • Membuat ruang kosong antara mahasiswa yang sedang dilayani di loket dengan mahasiswa belum dilayani kira-kira 1 meter.
    • Mahasiswa yang belum dilayani diatur dalam 2 antrian.
    • Arah antrian diatur dengan menggunakan garis, tanda panah, dan tulisan (laminating) yang ditempelkan di lantai.
    • Membuka loket ke tiga (tanpa barcode scanner) jika antrian sangat panjang.
    • Menggunakan pengeras suara dan 3 satpam untuk mengatur agar antrian tertib, menjaga pintu masuk, dan menjaga pintu keluar.
  • Sejak hari Rabu 13 Januari 2010 ditambahkan kursi lipat sebanyak 80 buah agar mahasiswa bisa antri sambil duduk.
  • Mulai hari Jumat 15 Januari 2010 ditambahkan tenda diĀ  samping gedung untuk menjaga agar mahasiswa tidak kepanasan/kehujanan.

loketsatpam

Hasil pengamatan hari Selasa, Rabu, dan Kamis menunjukkan bahwa:

  1. Semua hasil verifikasi langsung dimasukkan ke basis data sehingga tidak ada kendala sewaktu mahasiswa ke Subag RS. Semester lalu, banyak yang tidak dimasukkan sehingga mahasiswa ditolak di Subag Registrasi dan kembali ke Subag DRK dan semakin menambah antrian.
  2. Jumlah mahasiswa yang dilayani adalah sekitar 1.500 per hari dan antrian sudah berakhir sebelum pk 14.00. Semester lalu, loket terpaksa ditutup pk 15.30 walaupun masih ada antrian.
  3. Petugas bekerja dalam suasana yang sangat tenang dan cukup banyak mahasiswa yang melontarkan komentar “tumben kok cepat ya“.
    Semester yang akan datang, rencananya layanan ini ditiadakan, mahasiswa membayar di bank dan setelah itu melanjutkan dengan pengisian KRS. Jadi tidak perlu lagi ke Subag DRK dan Subag RS.
    Saat ini sedang dipersiapkan kesepakatan dengan pihak penyedia jasa. Untuk semua kemudahan itu direncanakan ada biaya administrasi Rp 2.500. Mudah-mudahan mahasiswa dan semua pihak bisa mengerti dan mendukung hal ini.

    Malang, 14 Januari 2010

    Johanis Rampisela (Ketua Divisi Perangkat Lunak Pusat TIK UM)

Post Author: Johanis Rampisela

10 thoughts on “Layanan Validasi Pembayaran SPP Ditingkatkan

    vicky

    (20 Januari 2010 - 09:28)

    mungkin ni bwat masukan bwat um biar lebih maju….
    saya mahasiswa Um…

    saya sangat kecewa pada birokrasi um, kenapa harus berbelit sekali….
    kenapa tidak dijadikan satu atap…

    kenapa bukti pmbyran harus disetempel di gedung a2…
    trus ke a3 nyerahin lagi…

    kenapa bagian yg di a2 tidak dipindahkan ke a3…

    biar tidak terjadi penumpukan mahasiswa…

    atao biar lebih efisien…

    registrasi dikembalikan ke fakultas masing2…

    mohon sebagai bahan pertimbangan..

    Muladi

    (20 Januari 2010 - 08:41)

    Pimpinan UM telah berkomitmen bahwa penggunaan jasa switcher tidak akan menambah beban keuangan mahasiswa sebesar Rp. 2.500 per transaksi. Saat ini sedang dipersiapkan nota kesepakatan kerjasamanya. Sistem akan dikembangkan pada bulan Pebruari-Maret dan uji coba pada bulan April. Diharapkan mulai bulan Mei seluruh transaksi pembayaran mahasiswa di bank (sementara BTN saja, BNI dan BRI masih menunggu konfirmasi) tidak perlu divalidasi di DRK kecuali jika ada masalah transaksi.

    Selamat maju jaya UM

    Muladi
    Kepala Pusat TIK

    Johanis Rampisela

    (19 Januari 2010 - 17:25)

    @Ani Suryani
    Terima kasih atas komentar untuk web-nya Bu. Yang penting adalah semakin banyak warga UM yang tertarik mengunjungi web UM dan juga berpartisipasi dalam berkomentar atau membuat tulisan atau ikut berdiskusi di forum.

    Validasi keuangan semester ini memang lebih lancar walaupun barangkali bagi sebagian mahasiswa merasa tidak biasa karena petugas harus menjaga antrian tetap teratur dan meminta mahasiswa agar tidak menunggu dalam ruangan karena menghabiskan “oksigen”. Secara umum kecepatan layanan mahasiswa 1.500-2.000 orang per hari bahkan saat melayani FIP dan FIK mencapai 3.200 orang per hari. Pada umumnya layanan sudah sepi sekali pada pk 14.00. Syukurlah kalau mahasiswa merasa bahwa layanan semester ini lebih baik dari semester lalu, seperti yang Ibu baca di jaringan sosial.

    Mudah-mudahan semester depan, proses validasi keuangan dan proses registrasi sudah “dimuseumkan”.

    Kalau Ibu sudah selesai kuliah tolong bantuannya untuk ikut menjadi penjaga web atau moderator forum, Bu.

    Terima kasih.

    Ani Suryani

    (19 Januari 2010 - 12:41)

    Pak Jo
    lama saya ndak buka web UM ternyata makin bagus aja
    congrat buat pusat TIK

    masalah registrasi mahasiswa ini memang pelik
    tapi saya senang begitu lihat komentar mahasiswa di situs jejaring sosial ternyata pelayanan makin cepat

    memang klo bisa registrasi sudah ndak uda pake ngantri
    mungkin harus sedikit demi sedikit diubah

    pengalaman saya disini semua serba online pak
    nanti lah ketika pulang saya bagi cerita dengan TIK
    dan semoga UM bisa meniru
    karena benar-benar memudahkan mahasiswa
    dan juga staff lebih cepat memantaunya

    Dosen FE UM

    Noor Farochi

    (18 Januari 2010 - 12:37)

    @anna
    Kekeliruan yang sering diucapkan oleh mahasiswa (kadang juga petugas administrasi) adalah menyebut KTM pada Kartu Mahasiswa, padahal jelas-jelas di pedoman pendidikan tertulis ID Card atau Kartu Mahasiswa disingkat KM (ka em BUKAN ka te em).
    Pengalaman lucu dulu pernah terjadi di loket layanan ketika seorang mahasiswi menyebut Kartu Mahasiswa dengan KTM (kate em), dengan sedikit mesem dan menahan ketawa seorang mahasiswa tidak jauh darinya nyeletuk dalam bahasa malangan, “lho lek kate em yo nang jeding”. Mendengar gurauan nakal tersebut, yang mengerti ya ikut tertawa tp yang tidak mengerti ya melongo penuh tanda tanya.

    anna

    (18 Januari 2010 - 08:15)

    anna (mahasiswi biologi 2007)

    saya mendukung rencana tersebut asalkan tidak merugikan, misalnya data yang tidak ada tetapi mahasiswa telah membayar (hal ini dapat dibuktikan dengan slip reg dari bank). selain itu, jika nantinya rencana ini direalisasikan, harap diadakan pemberian informasi mengenai mekanismenya dengan jelas dan akurat, misalnya ditempel di setiap jurusan atau ditulis di majalah komunikasi. keuntungan lainnya tidak butuh KTM untuk dapat registrasi sehingga tidak menghambat mahasiswa yang tengah kehilangan KTM (berdasarkan pengalaman teman). yang menjadi pertanyaan saya adalah bagaimana solusi pengisian KTR oleh petugas jika tidak lagi antre? terima kasih atas perhatian bapak/ibu

    Noor Farochi

    (18 Januari 2010 - 07:16)

    Mudah-mudahan mahasiswa bisa mengerti dengan rencana penambahan biaya administrasi sebesar Rp 2.500,- untuk kemudahan-kemudahan itu, sehingga di saat pelaksanaan nanti tidak perlu lagi ada protes-protes apalagi demo terkait dengan penambahan biaya tersebut, iya kan?

    Nasihin

    (16 Januari 2010 - 23:34)

    kalo begini kan jadi enak….gak perlu keringetan lagi……..
    orret deh klo begini……
    ditingkatkan lg ya demi kejayaan UM….

    Bang Iwan

    (15 Januari 2010 - 15:21)

    Berbagai kemudahan sudah didapatkan oleh mahasiswa sekarang. Tidak seperti jaman saya kuliah dulu. Sebagai salah seorang alumni UM, saya turut berbangga.
    Sukses buat UM.

    mujahidin

    (14 Januari 2010 - 15:35)

    Perlu adanya mekanisme dan alur yang singkat sehingga mahasiswa dapat dilayani dengan cepat, ramah, menyenangkan apalagi UM sudah menerapkan pelayanan prima dengan basis IT sebagai ujung tombaknya. Selamat atas kerja tim yang solid, karena dengan dedikasi yang tinggi semua akan terwujud dan semoga pelayanan selalu ditingkatkan dimasa-masa yang akan datang.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *