Cara baru telah dimulai dalam proses administrasi akademik, mahasiswa sesudah memenuhi kewajibannya membayar Biaya Pendidikan bisa langsung periksa status pembayaran dan registrasi di http://siakad.um.ac.id. Satu langkah maju telah dimulai, mudah-mudahan langkah maju ini tidak hanya berjalan di satu sisi saja.
Masih banyak hal yang perlu dibenahi di software “jadul” layanan administrasi akademik yang saat ini masih digunakan petugas administrasi, bahkan mungkin perlu untuk diganti, karena kabarnya “Source” dari software tsb tidak ada. Misalnya:
- Dalam pembuatan SPMK masih tercetak sebutan setengah semester pada status kuliah mahasiswa, contoh: 4,5 smt, enam setengah smt, dst. Masalah: ketika Surat Pernyataan Masih Kuliah tersebut dicetak, dikoreksi data-data yang berkaitan, diparaf untuk selanjutnya dimintakan tandatangan pimpinan. Pimpinan tidak menghendaki adanya sebutan setengah semester tersebut padahal itu ‘ulah’ software, petugas tidak bisa berbuat untuk menghilangkannya. Akhirnya diputuskan untuk mengetik ulang secara manual Surat Pernyataan Masih Kuliah yang sudah dicetak terlebih dulu ==> layanan pada mahasiswa angkatan 2009 dan sebelumnya jadi lebih lambat.
- Masih dilakukannya secara semi-manual pencarian data calon mahasiswa / pendaftar (jumlah & keketatan persaingan), data mahasiswa yang diterima, data mahasiswa yang melakukan her-registrasi setiap semester, dan data lulusan (jumlah dan IPK). Pencarian data cara manual tersebut biasanya dilakukan melayani permintaan jurusan untuk data standar borang yang dikeluarkan oleh BAN-PT
- Software belum mendeteksi data masukan dan status mahasiswa, sehingga :
- ada beberapa mahasiswa yang habis masa studinya masih tetap bisa lolos dinyatakan registrasi administrtasi dan registrasi akademik (lolos di PA, Jurusan), ini karena dasar yang dipakai adalah mahasiswa yg semester sebelumnya registrasi administrasi, bukan status asal masukannya.
- Ada dapat perpanjangan studi tetapi tidak bisa diproses karena ybs sudah dinyatakan registrasi administrasi lebih dulu.
- ada kemungkinan lolosnya mahasiswa masukan NonSLTA mengambil program gelar ganda yang aturannya hanya untuk mahasiswa masukan SLTA. Sementara filter pertama telah lolos dari pengamatan PD.I yang menandatangani pengantar pendaftar program gelar ganda sedangkan dari daftar tersebut petugas registrasi tidak bisa mengetahui masing-masing mahasiswa inputnya dari mana, karena hanya tercantum nim, nama, dan program studi saja.
dst.
Hal tersebut masih dari sisi subag registrasi dan statistic, belum termasuk yang dari subag pendidikan dan evaluasi.
Noor Farochi
Subag Registrasi dan Statistik BAAKPSI
