Perbaikan KRS (4): Sistem Pendaftaran yang Efisien

Sampai dengan semester ini, program KRS yang dipakai menggunakan sistem pendaftaran sebagai berikut:

1. Petugas melakukan proses (dinamakan posting) sehingga matakuliah yang disajikan untuk suatu kelas langsung masuk ke KRS mahasiswa yang bersangkutan.

    2. Mahasiswa kemudian membuang matakuliah yang tidak diambil dan memilih matakuliah yang diinginkan.

    3. Mahasiswa harus sering memantau ketersediaan kursi, menunggu mahasiswa yang lain membuang matakuliah yang diposting oleh petugas tetapi tidak dibutuhkan oleh mahasiswa yang bersangkutan.

    Mulai semester depan, program KRS yang dipakai akan menggunakan sistem pendaftaran sebagai berikut:

    1. TAHAP ANTRI (Sabtu-Minggu): Pada dua hari pertama mahasiswa mendaftarkan mahasiswa yang diinginkan. Matakuliah yang disajikan untuk kelasnya tetap tampil di KRS-nya tetapi harus diklik sehingga statusnya dari J (Jatah) menjadi  P (Prioritas). Mahasiswa mendaftarkan matakuliah yang diinginkan dan statusnya A (Antri). Aplikasi akan mencatat urutan setiap mahasiswa pada setiap offering yang diminta.

    TAHAP PROSES (Senin 2 jam): Pada awal hari ketiga, akses akan dimatikan (maksimum 2 jam) dan akan dilakukan pemrosesan peserta offering matakuliah menurut antrian jatah kemudian dilanjutkan dengan antrian nonjatah. Semua matakuliah yang sebelumnya berstatus J (Jatah) akan dihapus dari KRS. Hanya matakuliah yang diterima (melalui prioritas atau antri) yang akan dimunculkan.

    2. TAHAP BEBAS (Senin-Selasa): Setelah itu semua mahasiswa akan bebas memilih matakuliah dan pilihannya lebih banyak karena tidak ada lagi matakuliah yang “dikantongi” oleh mahasiswa yang tidak membutuhkan.

    3. TAHAP BANTUAN (Rabu-Kamis): Pada tahap ini Subag Pendidikan Fakultas dan Jurusan membantu mahasiswa yang mengalami kesulitan dalam pendaftaran matakuliah.

    Sistem yang akan dipakai ini adalah hasil pemikiran dari banyak “manusia jaman dulu” yaitu mereka-mereka yang terlibat langsung dalam proses KRS tahun 1990-2002 di Fakultas MIPA, Fakultas Ekonomi dan Fakultas Sastra (sebelumnya bernama FPMIPA, FPIPS, dan FPBS). Sistem itu kemudian tidak dipakai karena programnya diganti oleh program TPSI yang dipakai sampai saat ini.

    Mudah-mudahan penggantian sistem ini bisa diwujudkan oleh para programmer dan membuat layanan KRS menjadi lebih baik.

    .

    Malang, 14 Agustus 2010

    Johanis Rampisela (Ketua Divisi Perangkat Lunak)

    .

    Post Author: Johanis Rampisela

    14 thoughts on “Perbaikan KRS (4): Sistem Pendaftaran yang Efisien

      gula aren

      (14 Januari 2016 - 11:03)

      Terima kasih banyak atas informasinya, sangat bermanfaat sekali.

      Mel

      (9 Januari 2011 - 18:03)

      bagaimana dengan mahasiswa program gelar ganda, Pak??
      saya dan teman-teman msekarang sedang menempuh program gelar ganda dari sastra ke pendidikan, mata kuliah-mata kuliah yang kami ambil semester ini bukan jatah kami semua, karena mata kuliah yang kami ambil semester ni kebanyakan mata kuliah pendidikan, padahal mata kuliah-mata kuliah tersebut wajib kami ambil dalam program gelar ganda ini.

      bagaimana seandainya kami tidak bisa masuk ke kelas-kelas mata kuliah wajib tersebut??

      mohon bantuannya,
      terima kasih..

      Johanis Rampisela

      (27 Agustus 2010 - 18:02)

      @welly:

      Antrian mahasiswa SPAJ untuk setiap offering akan dianggap sebagai peserta jatah. Jadi statusnya sama dengan mahasiswa yang memiliki jatah pada offering tersebut.

      welly

      (27 Agustus 2010 - 14:22)

      Bagaimana untuk sistem KRS Bagi mhasiswa Input, Pak..??

      Johanis Rampisela

      (27 Agustus 2010 - 14:20)

      @Pak SUMADIANTO:

      (1) Menurut buku Pedoman Pendidikan, proses KRS sebagai berikut: (a) JURUSAN menyiapkan jadwal kuliah, (b) SUBAG PENDIDIKAN memasukkan jadwal kuliah ke sistem informasi akademik, (c) MAHASISWA mengisi KRS. Jika Subag Pendidikan mengisi KRS mahasiswa melalui posting KRS otomatis maka Subag Pendidikan telah mengambil alih peran mahasiswa. Posting KRS oleh Subag Pendidikan adalah cara yang melanggar “PEDOMAN PENDIDIKAN”. Sudah saatnya dikembalikan pada cara yang benar.

      (2) Kalau kelebihan sks kemudian sistem yang akan membuang secara otomatis satu atau lebih matakuliah, maka cara itu bermasalah. Pembuangan otomatis mungkin membuang matakuliah yang justru penting bagi mahasiswa. Selain itu, pembuangan otomatis tidak menghargai hak mahasiswa yang sudah memilih. Sistem yang baik dibuat agar pengambilan KRS hanya bisa mengambil sebatas sks yang diijinkan dan bukan unjuk kuasa dengan memotong semaunya. Cara tersebut akan membuat Divisi Perangkat Lunak dikenang sebagai “TUKANG POTONG SKS”, padahal Divisi Perangkat Lunak ingin dikenang sebagai “PEMBUAT SISTEM PENGISIAN KRS YANG EFEKTIF DAN EFISIEN”.

      (3) Jika Bapak kuatir bahwa jatah matakuliah mahasiswa akan hilang maka hal itu tidak perlu dikuatirkan karena sudah dilindungi di dalam sistem ANTRI pada tiga hari pertama. Asalkan mahasiswa mendaftar pada tiga hari pertama maka jatahnya akan aman.

      (4) Tulisan di atas dibuat tanggal 14 Agustus 2010 dan tulisan di atas sudah diperbaiki dalam rapat koordinasi KRS tanggal 16 Agustus 2010. Harap Pak Sumadianto memperhatikan materi terbaru yang dibahas dalam rapat tersebut. Dalam materi tersebut TAHAP BANTUAN sudah dihilangkan dan sudah masuk secara otomatis dalam setiap tahap seperti yang sudah dibahas dalam rapat yang juga diikuti oleh Bapak. Dengan demikian tidak perlu ada komentar untuk TAHAP BANTUAN.

      (5) Sistem yang nantinya dijalankan akan berdasarkan pada JATAH dan ANTRI. Sistem akan menghargai kelas yang punya prioritas dan sekaligus menghargai mahasiswa yang antri lebih dahulu. Hal ini dengan sendirinya membuat mahasiswa tertib, antri sekali saja untuk setiap offering, tidak antri maka kehilangan hak. Sistem KRS yang baik akan membuat mahasiswa aktif tanpa perlu “mengoprak-oprak”.

      (6) Kami siap memenuhi undangan Fakultas untuk melakukan sosialisasi.

      Terima kasih atas masukan dan dukungan Bapak.

      Malang, 27 Agustus 2010
      Johanis Rampisela (Ketua Divisi Perangkat Lunak)

      SUMADIANTO

      (25 Agustus 2010 - 09:58)

      Saya ucapkan salut dan apresiasi yang tinggi kepada Tim Divisi Perangkat Lunak TIK UM yang telah senantiasa bekerja keras mengupayakan penyempurnaan program TIK khususnya terkait dengan program KRS-an, walaupun harus diakui masih ada kekurangan disana sini. saya baca telah banyak masukan dari berbagai kalangan dan nampaknya juga sudah direspon, saya hanya ingin memperkuat usul teman terdulu agar penambahan satu tahap sebelum tahap “ANTRI” seperti telah diuraikan terdahulu dapat benar-benar dipertimbangkan, saya kira itu usulan yang bagus, jadi sebelum “ANTRI” diawali tahap pengisian KRS secara otomatis (posting KRS), kemudian ada tahap pemotongan secara otomatis oleh program bagi yang kelebihan sks atau bagi mahasiswa yang terlambat dan tidak melakukan antri, sehingga apa yang dikhawatirkan mahasiswa lain tidak dapat masuk karena tidak ada yang “ngedel” tidak terjadi, apa lagi kalau mahasiswa bisa disiplin mengikuti jadwal tahapan-tahapan yang ditentukan insya Allah dapat berjalan lancar. Saya juga usul agar Tim TIK ada program safari ke Fakultas-Fakultas untuk sosialisasi program-program baru yang dilakukan oleh TIK, eh…. Fakultas saja yang mengundang Tim TIK, Menurut saya paling tidak ada empat komponen yang saling mempengaruhi keberhasilan program ini; pertama pihak TIK sebagai penyedia Program, kedua pihak Fakultas/Unit, sebagai pemakai pemakai/ user, dan ketiga pihak mahasiswa sebagai yang dilayani/ yang menikmati, keempat/ yang terakhir jangan lupa komponen penganggarannya. Sekian Selamat Sukses.(suma fe)

      Johanis Rampisela

      (15 Agustus 2010 - 11:35)

      Yoyok Adisetio Laksono :

      Jika kasus mahasiswi menangis karena kehabisan jatah yang terjadi di Jurusan Fisika, maka mahasiswi kehabisan jatah karena KRS-nya tersebut tidak diisi (diposting) matakuliah jatahnya oleh petugas Subag Pendidikan. Jadi hal tersebut bukan karena mahasiswa tidak bisa mengakses internet.

      Kesuksesan pengisian KRS semester yang akan datang bisa dicapai jika ada dukungan dan kerjasama semua unit yang terlibat termasuk mahasiswa.

      Terima kasih atas pendapatnya.

      Yoyok Adisetio Laksono

      (15 Agustus 2010 - 07:33)

      Maaf Pak Jo dalam komentar terakhir saya bukan berarti KRS online sekarang tidak sukses tetapi maksudnya lebih baik dan sempurna di masa mendatang sehingga tidak ada lagi kasus mahasiswa yang menangis karena jatahnya habis walau kasus itu saya dengar sudah terselesaikan. Sekali lagi selamat bekerja.

      Johanis Rampisela

      (15 Agustus 2010 - 07:32)

      Yoyok Adisetio Laksono :

      Penghapusan secara acak tidak menyelesaikan masalah karena (1) mahasiswa harus masuk lagi tahap berikutnya untuk memperbaiki matakuliah yang diambilnya, (2) mahasiswa dengan IP yang tinggi tetap akan mengantongi sejumlah matakuliah yang mungkin tidak diperlukan.

      Tujuan utama pengisian KRS adalah agar mahasiswa bisa mengisi KRS sesuai dengan keinginannya. Tujuan ini jangan dikalahkan dengan asumsi berupa “keyakinan bahwa IP-nya baik-baik sehingga tidak perlu ubah jatah”. Juga dipertimbangkan bahwa jika mahasiswa sudah semester 5 ke atas maka kebutuhannya sudah sangat variatif.

      Ada perbedaan mendasar antara “pengisian presensi” dengan “pengisian KRS”, yaitu: presensi yang tidak diisi, tidak akan merugikan mahasiswa lain, sedangkan “matakuliah yang tidak segera dibuang” akan merugikan mahasiswa lain. Masalah utama dalam pengaturan perkuliahan adalah kapasitas matakuliah yang terbatas karena itu segala hal yang berkaitan dengan pemanfaatan kapasitas matakuliah harus dilakukan.

      Kekuatiran bahwa mahasiswa tidak bisa mengambil matakuliah karena akses yang lambat sudah bisa diantisipasi dengan mengganti server. Server yang dipakai saat ini mampu melayani rata-rata 200 mahasiswa per jam. Jika CPU diganti dengan yang 10x lebih cepat maka tidaklah berlebihan jika kemampuannya dianggap meningkat menjadi minimum 500 mahasiswa per jam. Jika TAHAP ANTRI dibuat 3 hari maka bisa melayani 3 x 24 x 500 = 36.000 mahasiswa. Kapasitas itu sudah memadai karena mahasiwa UM saat ini sekitar 23.000. Penggantian server adalah hal yang mutlak harus dilakukan untuk meningkatkan layanan KRS.

      Terima kasih atas pendapatnya.

      Yoyok Adisetio Laksono

      (15 Agustus 2010 - 07:25)

      Tentang mahasiswa otomatis dapat jatah dan lambat membuang matakuliah dalam usulan saya hal itu sudah ditangani oleh software yang akan menghapus secara acak jika ada mahasiswa yang tidak membuang matakuliah dalam tahap Proses.

      Maksud usulan saya sebenarnya adalah untuk mengurangi mahasiswa yang mengakses internet, karena saya yakin sebagian besar mahasiswa kita IPnya baik-baik sehingga tidak perlu ubah jatah.
      Seperti kasus presensi lebih mudah mengisi yang tidak masuk (karena lebih sedikit) daripada mengisi yang masuk (lebih banyak).
      Saya khawatir jika semua mahasiswa UM mengakses bersama-sama maka terjadi kelambatan dan bisa-bisa mahasiswa yang bermaksud mengambil jatahnya dengan harus mengklik semua MK tidak pernah berhasil masuk dan gagal ambil jatahnya.
      Kecuali kalau proses antri dipecah harinya per fakultas, namun hal ini menyebabkan hari pendaftaran menjadi lebih panjang.

      Selamat bekerja memikirkan semua hal semoga KRS online sukses dimasa depan.

      Johanis Rampisela

      (15 Agustus 2010 - 07:24)

      Adit Cahya Ramadhan :

      Supaya lebih memudahkan, aplikasi KRS sudah dilengkapi dengan jadwal matakuliah yang sudah dipilih oleh mahasiswa. Jadwal tersebut sudah diurutkan menurut hari dan jam sehingga mahasiswa sudah lebih mudah melihat bentrok tidaknya matakuliah yang diambil.

      Terima kasih atas sarannya.

      Adit Cahya Ramadhan

      (15 Agustus 2010 - 07:22)

      Dalam memilih matakuliah, salah satu faktor penentu adalah jadwal matakuliah tersebut,
      apakah bentrok dengan matakuliah yang lain atau tidak.
      Sekedar usulan pak, untuk Tahap 1/Tahap Antri,
      ketika akan memilih matakuliah mana yang akan diambil,
      interfacenya berupa tabel jadwal matakuliah yang terpadu.
      lalu dari tabel tersebut, matakuliah yang dia ambil bisa ditandai,
      setelah itu baru diproses.
      Jadi ketika memilih matakuliah yang diambil, dia juga tau apakah jadwal matakuliah tersebut bentrok atau tidak.

      Terimakasih

      Adit
      FMIPA 2009

      Johanis Rampisela

      (14 Agustus 2010 - 16:43)

      Yoyok Adisetio Laksono :

      Usul Pak Yoyok agar jatah otomatis masuk KRS (sama seperti program TPSI saat ini), itulah yang justru menjadi masalah sekarang ini, karena mahasiswa yang memiliki jatah tersebut cenderung lambat membuangnya dan kursi yang dia tinggalkan pada saat-saat terakhir akan menjadi sia-sia. Perlu dipikirkan bahwa sistem
      “mahasiswa harus aktif mengambil, kalau tidak ambil maka tidak dapat apa-apa”
      akan lebih mudah diterapkan jika dibandingkan dengan sistem
      “mahasiswa diberi matakuliah (jatah otomatis masuk) kemudian mahasiswa diminta kesadarannya untuk segera membuang jika tidak diperlukan”.
      Karena itulah, sistem yang akan diterapkan meminta mahasiswa untuk mengklik P (atau apapun caranya) untuk memastikan dia mengambil matakuliah jatahnya.

      Usulan penambahan TAHAP JATAH sendiri akan membuat pengisian KRS menjadi semakin panjang. Jika dicermati maka masalah jatah sudah masuk dalam TAHAP ANTRI, hal inilah yang dimaksud dengan antrian jatah dan antrian nonjatah.

      Pak Yoyok mengatakan bahwa cara jaman dulu, satu tahap satu proses. Jika yang dimaksud dengan cara jaman dulu adalah cara yang dipakai di FPMIPA IKIP Malang tahun 1990-2002 maka saya tidak sependapat. Pada jaman itu, mahasiswa pada hari-hari pertama juga sudah mengisikan matakuliah yang diinginkan dan akan diproses sesuai antrian jatah dan antrian nonjatah. Saya paham karena saya yang membuat aplikasinya dan cara itu adalah hasil rancangan saya bersama dengan teman-teman pelaksana yaitu Pak Basuki Priyadi (sekarang Subag RS), Pak Rochman Santoso (sekarang Kasubag MPI), Pak Noor Farochi (sekarang Kasubag RS), Pak Sumarko (sekarang Kasubag Pendidikan FIK), Pak Santjaja (sekarang Subag RT), dll.

      Sistem yang akan diterapkan ini, “jiwa”nya persis sama (kecuali dihapusnya prioritas angkatan dan program studi) seperti yang dilakukan jaman dulu. Dulu KRS diisi oleh petugas melalui intranet dan sekarang diisi sendiri oleh mahasiswa melalui internet.

      TAHAP BANTUAN pada dasarnya untuk menyelesaikan kasus-kasus besar yang menyangkut penambahan kelas, kasus-kasus kecil lainnya tentu saja bisa dilakukan petugas/jurusan setiap saat. Saya malah sedang mempertimbangkan untuk menghilangkan tahap ini (otomatis menyatu dalam semua tahap). Tahapan hanya dibagi tiga yaitu TAHAP ANTRI (3 hari), TAHAP PROSES (2 jam), dan TAHAP BEBAS (3 hari).

      Terima kasih atas sarannya.

      Yoyok Adisetio Laksono

      (14 Agustus 2010 - 14:56)

      Mencemati usulan sistem pendaftaran di atas, saya mengusulkan DUA hal, yang PERTAMA agar ditambah satu tahap lagi yaitu tahap JATAH yang berada di awal sebelum tahap ANTRI.

      Pada tahap JATAH semua mahasiswa yang masih memiliki jatah memeriksa jatahnya dan mencoret sendiri matakuliah yang harus dibuang karena IPKnya tidak memenuhi syarat untuk mengambil SKS penuh atau ingin pindah offering. Jika ada mahasiswa yang IPKnya tidak memenuhi jatah dan tidak mencoret matakuliahnya maka komputer yang akan mencoret secara acak.

      Didalam tahap ini semua mahasiswa tidak bisa mengambil matakuliah diluar jatahnya. Disini semua mahasiswa yang masih dalam tahap jatah sudah otomatis didaftarkan oleh komputer. Jadi mahasiswa tidak perlu klik lagi klik P. Cara ini mirip jadul (jaman dahulu) yang menurut saya lebih rapi dan masalah lebih sedikit karena dalam satu tahap hanya ada satu macam kegiatan.

      Setelah tahap JATAH selesai maka berikutnya adalah tahap ANTRI dimana disini hanya mahasiswa yang mengambil diluar jatah/offeringnya saja yang akan mengakses internet siakad.

      Usul KEDUA, sebaiknya tahap BANTUAN tidak hanya di akhir tahap tetapi dilaksanakan pada setiap akhir tahap. Misalnya jika tahap JATAH disediakan waktu dua hari maka tahap BANTUAN untuk permasalahan JATAH dibuka pada hari KEDUA. Demikian juga untuk tahap lainnya. Hal ini berguna agar setiap tahap betul-betul bebas masalah sebelum menuju tahap berikutnya. Jangan sampai permasalahan yang belum diselesaikan pada tahap JATAH menimbulkan persoalan baru pada tahap ANTRI. Sebab saya khawatir jika tahap Bantuan berada di akhir semua tahap maka mereka yang bermasalah di tahap antri atau tahap bebas penyelesaiannya terlambat dan menjadi kompleks.

      Demikian usulan saya mudah-mudahan bisa membantu perbaikan proses KRS online ini.

    Tinggalkan Balasan

    Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *