UM PERLU MENGADAKAN “PELATIHAN TATA PERSURATAN”

Surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain, baik atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan. Komunikasi tertulis dengan media surat sampai saat ini masih sangat dibutuhkan dan belum tergantikan oleh media lain, karena surat memiliki keunggulan sebagai bukti otentik yang memiliki kekuatan hukum yang sah. Surat berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan, keterangan, permintaan atau permohonan, buah pikiran/gagasan juga sebagai alat bukti tulis; alat untuk mengikat; bukti histories; dan sebagai pedoman kerja.

Mengingat pentingnya surat dalam kehidupan organisasi, maka surat harus dibuat dengan tampilan yang indah dan menarik, menggunakan bahasa yang mudah dipahami, dan mencantumkan identitas yang jelas.
Untuk bisa membuat surat yang baik dan mudah dipahami oleh berbagai pihak, diperlukan suatu pengetahuan dan keterampilan tata persuratan. Kondisi yang ada, masih banyak surat-surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga (termasuk di lembaga tercinta ini) tidak lepas dari kesalahan, baik kesalahan substansi maupun kesalahan teknis. Hal ini bila dibiarkan akan dapat menurunkan kredibilitas pribadi atau lembaga yang mengeluarkannya.
Untuk itu mari kita selalu belajar dan belajar Pedoman Tata Persuratan yang ada, atau kita laksanakan Pelatihan Tata Persuratan Bagi Para Pembantu Pimpinan di UM.
Ada yang berminat?

Post Author: Kusmain

Kusmain, lahir di Jombang 15 Mei 1959, Karyawan Fakultas Sastra Universitas Negeri Malang

11 thoughts on “UM PERLU MENGADAKAN “PELATIHAN TATA PERSURATAN”

    Gleyvi Mamesah

    (10 Maret 2011 - 20:35)

    saya salah satu staf tata usaha di salah satu universitas di manado. mo tanya…apa ada pelatihan ke-tata persurata yang bisa di ikuti oleh peserta dari luar UM ?. klo bisa, bagaimana mekanismenya…?. terima kasih.

    sugiarti

    (7 Desember 2009 - 14:27)

    @fatma
    Terimakasih koreksinya dan saran Bu Fat kami perhatikan, untuk edisi 2010 semoga bisa diterbitkan awal tahun. Dalam penyusunan Pedoman Tata Persuratan tetap dikawal oleh Nara sumber yang ahli dalam bidang bahasa. Bergabung ya bu…agar Pedoman kita benar-benar dapat dipedomani.

    fatma

    (4 Desember 2009 - 12:45)

    Saya ingat pernah mengikuti Pelatihan Tata Persuratan pada tahun 2007. Pesertanya para kabag, kasubag dan pembantu pimpinan. Nara sumbernya Prof. Soedjito dan Prof. Anang, jadi tidak diragukan lagi kompetensinya. Kalau mau serius banyak manfaat yang bisa diperoleh selama pelatihan tersebut; dan pada tahun 2010 sebaiknya diprogramkan lagi, mengingat perkembangan kelembagaan institusi kita. Sebelum pelatihan diselenggarakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan adalah komitmen bersama antar komponen di unit kerja masing-masing. Tanpa membangun komitmen bersama untuk mau berubah ke arah yang lebih baik, pelatihan tersebut akan sia-sia. Komitmen untuk membuat surat yang benar dan baik. Benar dari sisi substansi dan kaidahnya. Baik dari sisi tampilannya sehingga surat tersebut enak dibaca dan dilihat.
    Mbak Ugik, kalau SK Rektor tentang Pedoman Tata Persuratan, edisi 2007 direvisi (sebaiknya segera direvisi) jangan lupa, logo UM yang hitam putih diluruskan mana yang benar. Pada halaman 66–120 terdapat blog hitam di dalam lingkaran logo UM, tetapi pada halaman 37-65 tidak ada blog hitam. Sebagai bandingan, di dalam logo UM yang berwarna, blog hitam tersebut berwarna biru.
    Letak Logo organisasi kemahasiswaan juga mohon dicermati kembali. Di dalam pedoman, logo ormawa (tidak semua ormawa memiliki logo) sejajar dengan logo UM. Apakah ini sudah benar. Kalau sejajar, bisa diartikan organisasi tersebut sejajar dengan UM. Dalam hal ini perlu pemikiran mendalam agar mendapatkan solusi yang baik. Mudah-mudahan tulisan ini ada manfaatnya dan tata persuratan kita semakin benar dan baik.
    Terima kasih. Salam.

    sugiarti

    (3 Desember 2009 - 10:24)

    Pedoman Tata Persuratan UM tahun 2007 bertujuan agar ada keseragaman bentuk dan pola surat dinas serta tertib administrasi persuratan pada setiap unit kerja di Universitas Negeri Malang. Pedoman ini telah disosialisasikan 2 kali (yang pertama menghadirkan pejabat Biro Hukum dan Organisasi Setjen Depdiknas, yang kedua dengan nara sumber Prof. Drs. Sudjito, Prof. Dr. Anang Santoso, M.Pd dan Drs. H. Bustanul Arifin, S.H.,M.Hum. Dengan perkembangan organisasi UM sekarang ini dan sedang menunggu OTK terbaru, kami telah menyiapkan draf Pedoman tahun 2010. Memang sangat perlu dilaksanakan penyegaran berupa Pelatihan Tata Persuratan karena dari penciptaan surat itulah awal daur hidup arsip yang memiliki salah satu fungsi sebagai bukti hukum. Semoga pelatihan tersebut dapat terselenggara secepatnya. SEMOGA

    Noor Farochi

    (3 Desember 2009 - 08:24)

    Seingat saya pelatihan tata persuratan sudah pernah diadakan dan sudah ada buku pedomannya, masalahnya kurang ada kemauan untuk menerapkannya dalam kedinasan. Contoh: dalam ketentuan Rektor disebutkan huruf yang dipakai adalah huruf arial, tetapi dalam prakteknya masih suka-suka penulisnya. Alasannya macam-macam, sudah bagus begini saja, malas mengeditnya lagi karena kalau diganti huruf arial pasti formatnya berubah, dst. Bagaimana Bu Gik (TU), benar kan?

    Indah

    (2 Desember 2009 - 09:49)

    wah…kalau ada saya mau ikut ah…

    Cak Imam

    (1 Desember 2009 - 07:07)

    Saya sangat setuju diadakan pelatihan persuratan. Kita sudah punya buku pedoman tata persuratan, tetapi pada praktiknya jarang digunakan sebagai acuan dalam penulisan surat. Untuk pesertanya memang seharusnya diikuti bukan hanya para tenaga administrasi tetapi juga para pimpinan.

    Imam Kh

    (30 November 2009 - 09:08)

    Pak Kusmain, saya setuju! dan segera dapat ditindaklanjuti oleh pihak terkait, atau oleh tim satgas pengbdian masyarakat fakultas sastra, saya yakin nanti pasti banyak pesertanya, terutama para pembantu pimpinan/konseptor yang ditunjuk oleh pejabat di unit itu. Saya kira di fakultas sastra banyak pakar tentang hal ini.

    Johanis Rampisela

    (26 November 2009 - 15:54)

    @ins
    Tata cara penulisannya bergantung pada standar lembaga tersebut. Saya biasanya menuliskan alamat situs kemudian diikuti oleh e-mail. Hal itu saya asosiasikan dengan penulisan alamat diikuti oleh telepon.

    ins

    (26 November 2009 - 14:37)

    @p Kusmain, betul pak… memang harus diberikan pelatihan khusus tata persuratan, dulu sudah pernah diadakan dan dibuat buku pedomannya, tapi pada prakteknya jarang sekali dilihat. Selain para bawahan pimpinan pun seharusnya diikutkan dalam pelatihan tata persuratan.

    @p Jo, tanya nih, yang betul dalam penulisan alamat online (web & mail) dalam kop surat itu, websitenya dulu atau alamat emailnya?
    Karena beberapa hari yang lalu di tempat kami ada yang menginformasikan bahwa yang dituliskan itu alamat email dulu baru alamat webnya.
    Terima kasih..

    Johanis Rampisela

    (26 November 2009 - 10:10)

    Setuju Pak, juga perlu ada materi penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar.

Komentar ditutup.