Sesuai dengan tekad para pimpinan di UM untuk melaksanakan “layanan prima” bagi masyarakat luas maka pada tulisan ini saya mencoba “mencermati” Pedoman Pendidikan UM Edisi 2010, Pasal 67 tentang Proses Kepindahan Mahasiswa dari luar UM. Pada tulisan ini saya tidak akan membahas dari aspek yuridis tetapi dari aspek administratif.
Pengalaman saya bertugas di urusan umum Subag Pendidikan dan Evaluasi BAAKPSI UM selama lima tahun menemui hal-hal yang “kurang memuaskan” bagi suatu layanan. Hal ini dikarenakan belum ada “terobosan baru” untuk melayani mahasiswa pindahan dari luar UM. Selama ini waktu yang diperlukan oleh “calon mahasiswa” relatif memakan waktu yang cukup lama. Perjalanan surat permohonan pindah mulai dari Rektor–Pembantu Rektor I–Kepala Biro AAKPSI–Kabag PK–Subag PE–Dekan–PD 1–Kabag TU Fakultas–Kasubag–Ketua Jurusan. Setelah diperiksa dan disetujui oleh jurusan maka surat ini akan ditindaklanjuti oleh fakultas/jurusan dengan menerbitkan surat panggilan bagi calon mahasiswa untuk mengikuti tes yang dilaksanakan oleh jurusan. Kalau ada pertanyaan, berapa waktu perjalanan surat tersebut dari Rektor sampai dengan Ketua Jurusan? Jawabnya relatif.
Alur perjalanan surat pindah tersebut sudah sesuai dengan prosedur tetapi… perlu diadakan terobosan baru. Terobosan baru yang saya maksudkan adalah disamping jalur yang sudah ada ditambah dengan pengiriman berkas surat melalui “jalur on line”. Untuk melaksanakan jalur on line ini diperlukan kelengkapan seperti (1) Seperangkat komputer yang di dalam berisi antara lain file blanko: surat permohonan pindah, surat pernyataanan yang diperlukan bagi lembaga UM, dan lain-lain; (2) Alat perekam/scanner yang diperlukan untuk membuat file pdf bagi berkas nilai dari perguruan tinggi asal, surat keterangan “akreditasi” dari BAN PT (sertifikat institusi dan sertifikat program studi perguruan tinggi asal); (3) Mesin fotokopi berwarna untuk mencetak foto (4) Jaringan komputer yang dihubungkan ke E-mail ketua jurusan.
Proses entry data sama dengan pelaksanaan registrasi mahasiswa baru. Mereka diminta untuk mengisi blanko surat permohonan pindah dan lain-lain. Setelah diperiksa oleh petugas tentang kebenaran isi surat tersebut maka segera dicetak (print out) dan ditandatangani oleh calon mahasiswa, seterusnya diproses oleh petugas. File berkas data dikirim ke E-mail ketua jurusan. Petugas membuatkan tanda terima berkas calon mahasiswa dan ditandatangani oleh kedua belah fihak. Tanda terima tersebut menyantumkan E-mail calon mahasiswa dibuat rangkap tiga, lembar ke-1 untuk yang bersangkutan, lembar ke-2 untuk petugas, dan lembar ke-3 untuk fakultas.
Manfaat layanan on line ini, pertama bagi ketua jurusan adalah dapat segera mengetahui calon mahasiswa pindahan melalui “jejak rekam akademik”. Jejak rekam akademik diperlukan untuk mengetahui antara lain akreditasi program studi dan institusi, alasan kepindahan, sisa masa studi, indeks prestasi setiap semester dll. sehingga ketua jurusan segera dapat menentukan, apakah yang bersangkutan perlu mengikuti tes atau tidak. Sebab adakalanya akreditasi prodi dan intitusi perguruan tinggi yang bersangkutan lebih tinggi dari lembaga kita. Kedua, bagi mahasiswa yang bersangkutan segera memperoleh informasi yang cepat dan tepat.
Petugas yang melayani layanan prima ini harus ditempatkan di front office. Front office ini akan ditempatkan dimana? Siapa petugas yang memenuhi syarat untuk melayaninya? Mari kita pikirkan bersama-sama. Semoga tulisan ini berguna bagi layanan prima yang telah dicita-citakan.
Malang, 5 Januari 2011
Djoko Rahardjo, Pembantu Pimpinan pada Subbag Sardik BAAKPSI UM
Comments are closed.