Minggu 13 Juni 2010 pukul 16.30, Pak Sugeng dari Kantor Kas UM – BRI Malang beserta Pak Hengky Surya dari Divisi Teknologi Sistem Informasi BRI mendadak ingin bertemu dengan pihak UM. Mas Rijal (Programmer Divisi Perangkat Lunak) menemani saya menerima pihak BRI di Pusat TIK. Pembicaraan awal berputar sekitar mencari penyelesaian dan tukar menukar informasi tentang perkembangan terbaru tentang kerjasama UM-Finnet-BRI/BNI/BTN.
Setelah bertukar informasi dan melihat kemampuan dan fasilitas BRI, diskusi bergeser ke arah kemungkinan kerja sama UM – BRI untuk meningkatkan kualitas pendaftaran online UM. Hasil diskusi menunjukkan bahwa kerja sama berpotensi untuk (1) mengurangi langkah pendaftaran dari 3 menjadi 2 langkah, (2) mempercepat waktu tunggu untuk mencetak kartu tanda pendaftaran dari 2 hari menjadi 15 menit, (3) mengurangi kesalahan yang terjadi.
Sebagai gambaran, pendaftaran online UM yang dirintis sejak April 2009 terdiri dari 3 LANGKAH sebagai berikut.
1. Mendaftar di WEBSITE UM (http://seleksi.um.ac.id) dan memperoleh KODE PEMBAYARAN.
2. Membayar di BANK (BTN) dengan mencantumkan KODE PEMBAYARAN.
3. Mencetak KARTU PESERTA dari WEBSITE UM.
Masalah-masalah yang timbul sebagai berikut.
1. Perlu ada “manusia online” untuk mengentri file data pembayaran bank ke database UM.
2. Pendaftar yang sudah membayar di bank masih harus menunggu 2 hari untuk bisa mencetak kartu peserta.
3. Pendaftar membayar di bank sebelum memperoleh kode pembayaran.
4. Pendaftar lupa mencantumkan kode pembayaran.
5. Pendaftar salah menuliskan kode pembayaran.
6. Pendaftar salah membayar besarnya biaya pendaftaran.
Rencana kerja sama BRI – UM yang terdiri dari 2 langkah adalah sebagai berikut.
1. Membeli Personal Identification Number (PIN) di BANK (BRI) dengan menggunakan nomor identitas (KTP, SIM, Kartu Pelajar).
2. Mendaftar di WEBSITE UM (http://seleksi.um.ac.id) dan memperoleh Kartu Tanda Pendaftaran.
Dukungan teknis yang ditingkatkan sebagai berikut.
Data pembayaran di bank akan dikirim oleh sistem secara periodik setiap 15 menit dan akan diproses secara periode ke database UM oleh sistem.
Pertemuan berakhir Minggu 13 Juni pukul 18.20 dan rencana kerja sama tersebut akan diteruskan ke pihak-pihak terkait dan berwenang di UM dan di BRI. Minggu malamnya dan Senin paginya, saya mendiskusikan hal ini secara terpisah dengan Pak Noor Farochi (Kasubag RS), Pak Dwi Waluyo (Kasubag PE), Bu Aminarti Siti Wahyuni (Kabag PSI), Bu Mimin Nurbintarti (Kabag PK), Pak Amin Sidiq (Kepala BAAKPSI). Senin 14 Juni pukul 05.15, rencana yang telah mendapat banyak pertimbangan ini disampaikan ke Prof. Suparno (Rektor UM) untuk mendapatkan arahan.
Senin pagi yang sama, pihak Pimpinan BRI yaitu Pak Achmad Suadi (Vice President Divisi Hubungan Lembaga BRI) bersama Pak Agus Irwanto (Pimpinan Cabang BRI Malang Martadinata) didampingi oleh Ibu Nia (Marketing BRI Malang) mengunjungi Rektor UM. Pukul 10.13, Rektor UM menyambut baik rencana kerja sama tersebut dan memberi arahan agar hal ini ditindaklanjuti melalui Pembantu Rektor II dan Kepala Biro AUK. Pukul 13.00, Prof. Rofi’uddin (Pembantu Rektor II) menyambut baik usaha peningkatan layanan ini dan menugaskan Pak Andoyo untuk mendiskusikan hal ini dengan Pak Zunaedi (Kabag Keuangan) sebelum berdiskusi lagi dengan pihak BRI, Selasa (15 Juni).
Berkat visi peningkatan pelayanan dan dukungan dari pihak-pihak terkait, dalam waktu kurang dari 24 jam, sebuah kesepakatan kerja sama sudah dihasilkan. Mudah-mudahan BRI sanggup merealisasi janjinya sehingga pendaftaran online UM (akan diterapkan pada pendaftaran SMPS/D II tanggal 28 Juni 2010, 2 minggu lagi) diikuti dengan pembayaran yang juga online (walaupun bukan realtime tetapi tunda 15 menit).
Malang, 15 Juni 2010
Johanis Rampisela (Ketua Divisi Perangkat Lunak)
