Pada tanggal 3 Mei 2011 sore hari, Pak Noor Farochi (Kasubag RS) menghubungi saya (Johanis Rampisela, Ketua Divisi Perangkat Lunak) karena adanya keperluan untuk melakukan registrasi mahasiswa S2/S3 UM yang dilakukan di Universitas Tadulako. Hal ini merupakan HAL BARU karena selama ini Subag RS selalu melakukan registrasi di kampus UM.
Pak Noor Farochi, Pak Bambang Purwanto (Divisi Perangkat Lunak), Pak Arrijal (Divisi Perangkat Lunak), dan saya kemudian berunding. Ada dua alternatif yaitu membuat server lokal atau mengembangkan program registrasi melalui internet. Saya memutuskan untuk mengembangkan program registrasi melalui internet. Hasil perundingan dengan Bu Komariyah (Kasubag TU PPs) menghasilkan kesepakatan bahwa Pak Arrijal perlu ikut serta ke Universitas Tadulako untuk mewujudkan rencana tersebut.
Setelah itu, saya diskusi dengan Pak Dwi Waluyo (Kasubag PE), Pak Dwi melontarkan ide untuk menerapkan hal itu untuk registrasi semua mahasiswa UM. Wah, ide yang menarik ini bergulir dengan sangat cepat, Pak Noor Farochi setuju, Bu Mimin Nurbintarti (Kabag PK) mendukung rencana ini, Bu Aminarti Siti Wahyuni (Kabag PSI) juga menyambut baik rencana ini.
Selanjutnya Pak Suwadi (Kasubag DRK) setuju dan minta segera dibuat prosedur operasi standarnya. Pak Zunaedi (Kabag Keuangan) juga bersemangat.
Bagai mimpi indah, Selasa sore muncul ide dan Jumat sudah disetujui oleh semua pihak yang terkait, berlangsung dengan cepat, tidak ada yang mempersulit, dan berani membuat keputusan. Mudah-mudahan ide ini disertai dukungan nyata sehingga segera direalisasikan.
Berikut ini rencana sistem registrasi calon mahasiswa baru.
- Calon mahasiswa yang dinyatakan lulus membayar melalui sistem pembayaran online BRI, BNI, atau BTN dengan menggunakan nomor peserta.
- Calon mahasiswa melengkapi data melalui website.
- Mahasiswa membawa berkas asli ke Gedung Sasana Budaya untuk diperiksa oleh petugas RS.
- Mahasiswa memperoleh jas, dasi dan topi almamater.
- Mahasiswa difoto menggunakan jas almamater.
- Mahasiswa menerima Kartu Mahasiswa.
Jaman dulu, registrasi mahasiswa baru di Sasana Budaya melibatkan secara langsung petugas dari Subag DRK, Subag RS, Poliklinik, Pusat TIK, dan Subag MPI. Kemudian disederhanakan menjadi Subag DRK, Subag RS, Pusat TIK, dan Subag MPI. Sekarang disederhanakan lagi sehingga tinggal menjadi Subag RS dan Subag MPI.
Malang, 5 Mei 2011
Johanis Rampisela (Ketua Divisi Perangkat Lunak)
