NewMalangPos – Ciri masyarakat ilmiah antara lain adalah dalam mengambil keputusan senantiasa menganut asas sistematis, metodis, dan empiris. Dengan demikian setiap keputusan senantiasa didasarkan pada dukungan data dan informasi yang relevan, lengkap, akurat. Sebagai sebuah organisasi atau institusi yang berbadan hukum dan memiliki fungsi serta tugas pokok penting, perguruan tinggi pasti memiliki dokumen atau naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh perguruan tinggi dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan yang dikenal dengan arsip.
Untuk itulah perguruan tinggi sebagai sebuah organisasi memerlukan manajemen arsip yang baik. Kinerja perguruan tinggi dapat dievaluasi melalui arsip-arsip yang dimiliki. Arsip dapat digunakan untuk mengetahui jejak perjalanan lembaga, mengungkap sejarah masa lampau, melihat masa kini dan menatap masa depan.
Kasus-kasus penjualan arsip atau dokumen pribadi yang menunjukkan penting dan berharganya arsip untuk diselamatkan. Peraih hadiah Pulitzer untuk Karya Jurnalistik 1974 (Bob
Woodward gan Carl Bernstein) wartawan yang membongkar Skandal Watergate Tahun 1972-74 menjual dokumen yang berisi catatan, transkrip wawancara, foto yang menyebabkan Presiden Nixon mundur ke Texas University seharga $ 5 Juta US. Sipadan dan Ligitan dalam Konflik Indonesia dengan Malaysia karena data dan arsip.
Kasus perebutan Pulau Segama di Wilayah Lampung terungkap dengan adanya arsip. Kasus Karang Unarang dan Ambalat antara Indonesia dengan Malaysia. Kasus Pulau Sekatung atau Natuna dan Pulau Kondor antara Indonesia dengan Vietnam. Konflik itu semua memberi potret betapa pentingnya dokumen negara yang harus diarsipkan.
Pentingnya Pengelolaan Arsip
Keberadaan arsip di lingkungan perguruan tinggi tidak hanya di bidang akademik, kemahasiswaan, penelitian dan pengabdian masyarakat, tetapi juga di bidang administrasi organisasi dalam hal ini adalah Sumber Daya Manusia (SDM). Oleh karena perannya yang vital, pemerintah mengamanatkan pembentukan suatu lembaga kearsipan untuk perguruan tinggi atau arsip perguruan tinggi. Seperti yang tercantum dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 27 ayat 1 dan pasal 27 ayat 2.
Hal ini jika dimaknai bahwa arsip merupakan catatan sebagai memori kolektif keberadaan suatu lembaga atau institusi. Melalui catatan itulah kini dapat tergambar perjalanan panjang sejarah keberadaan suatu lembaga dari waktu ke waktu.
Kita tidak akan pernah tahu peristiwa apa yang pernah terjadi di masa lalu, tanpa melihat warisan catatan sebagai memori kolektif yang merupakan identitas, harkat dan perwujudan aktivitas sebuah lembaga. Memori yang tertulis dalam arsip dan sebentuk fakta selalu dapat disimak masa kini dan diwariskan kepada generasi di masa yang akan datang.
Belum optimalnya pengelolaan kearsipan di Perguruan Tinggi, maka tugas pengelolaan arsip di perguruan tinggi kesehariannya disibuki dengan berbagai kegiatan ketatausahaan dan administrasi. Sedangkan jika ada lembaga kearsipan di perguruan tinggi, maka fungsinya khusus mengelola arsip yang tercipta, menyelamatkan arsip, memelihara arsip, menyusutkan arsip yang sudah memasuki retensi arsip, dan layanan arsip statis untuk masyarakat pengguna arsip.
Di Indonesia baru ada beberapa perguruan tinggi yang memiliki tenaga fungsional arsiparis, salah satunya adalah di Universitas Negeri Malang. Namun sejak Januari 2021 dengan bergesernya jabatan struktural menjadi jabatan fungsional di Indonesia akan menambah personal Arsiparis dari yang sebelumnya menjabat sebagai Kepala Sub Bagian kini jabatan barunya menjadi jabatan fungsional Arsiparis Ahli Muda dan Arsiparis Ahli Madya.
Arsip universitas selain mempunyai misi menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan memori kolektif universitas, melaksanakan pengelolaan arsip statis (archives management), pengelolaan arsip inaktif, dan pengembangan records center, serta pengembangan teknologi informasi kearsipan, juga melaksanakan dan mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi kearsipan. Kondisi inilah yang akan dikelola pejabat baru di arsiparis yang mengelola dokumennya secara rinci, rapi, tertib, dan aman dalam rangka menjaga dokumen penting di perguruan tinggi.
Keberhasilan manajemen arsip selain dapat dilihat dari kegiatan pengumpulan, pengolahan, dan perawatan arsip, juga dapat dilihat melalui keberhasilan layanan bagi pengguna. Keberhasilan layanan ini bahkan merupakan uji kredibilitas bagi lembaga kearsipan. Dengan demikian, arsip perguruan tinggi memiliki dua fungsi, sebagai unit kearsipan dari institusi perguruan tinggi (mengelola arsip dinamis inaktif) dan sebagai lembaga kearsipan (mengelola arsip vital dan khasanah arsip, serta pembinaan kearsipan).
Adapun peran arsip perguruan tinggi dapat diperinci sebagai berikut: Pertama, sebagai penjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh yang dihasilkan dari pelaksanaan berbagai kegiatan dan transaksi organisasi. Kedua, sebagai pengelola arsip menjadi sumber informasi institusi yang terpercaya dalam upaya memberikan pelayanan publik.
Ketiga, sebagai penggerak tertib administrasi, transparansi, dan akuntabilitas manajemen perguruan tinggi. Keempat, sebagai pemelihara dan penyedia memori kolektif perguruan tinggi yang merupakan sumber karya intelektual bangsa.
Menjadi Arsiparis di Perguruan Tinggi Negeri (PTN) sangat perlu untuk direncanakan, diorganisir dan dikemas secara baik dan tepat dan penguatan kinerja kearsipan dalam kegiatan selanjutnya. Arsip yang digunakan sebagai bahan rujukan pimpinan dan bukti kegiatan menjadikan kegiatan pengelolaan arsip statis ini menjadi penting. Karena jika tidak direalisasikan dengan penuh semangat maka arsip yang tercipta akan bertambah banyak dan tempat untuk pengelolaannya juga butuh lebih dari yang biasanya.
Pengelolaan arsip di kampus harus benar-benar diimplementasikan secara optimal dan tertata rapi akan menjadi bukti prestasi yang dicapai. Oleh karena itu, PTN sebagai sebuah institusi besar sangat memerlukan dukungan arsip yang terkelola secara baik dan berkualitas. Diharapkan dengan dilantiknya jabatan fungsional baru saatnya Arsiparis di PTN dapat mengembangkan kegiatan kearsipan secara handal dan komprehensif.(*)
