REVITALISASI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI-KOMUNIKASI

Dalam berbagai kesempatan Rapat Pimpinan (Rapim) UM, sangat sering anggota Rapim menyampaikan keluhan tentang sistem dan teknologi informasi-komunikasi yang telah ada dan dikembangkan UM. Banyak sekali daftar keluhan itu. Secara garis besar, keluhan itu dapat dikelompokkan dalam empat kategori, yakni sistem dan teknologi informasi-komunikasi UM (1) belum bisa menjadi sistem pendukung kebijakan (decision supporting system); (2) tidak terintegrasi, akibatnya tidak dapat memberi layanan prima penyelenggaraan UM; (3) tidak tanggap untuk menyelesaikan masalah riil yang dihadapi pengguna dengan cepat dan dalam waktu singkat; dan (4) tidak ada jaminan pengembangan sistem informasi yang berkelanjutan.

Keluhan-keluhan itu tidak mendapat respon yang memadai untuk penyelesainnya. Tiba-tiba terdengar informasi adanya ajuan pengembangan perangkat keras dengan angka rupiah yang fantastis. Terinformasikan pula bahwa fakultas melalui Pembantu Dekan bidang keuangan berkeberatan mendanai usulan itu, sementara universitas tidak mungkin memikul sepenuhnya. Sampailah usulan itu di Rapim. Melalui Rapim diharapkan ajuan itu disetujui dengan pendanaan sharing universitas dan fakultas.

Sebelum Rapim memutuskan tentang itu, para anggota Rapim memberikan berbagai pandangan. Salah satunya adalah saya. Saya sampaikan bahwa persoalannya bukanlah fakultas tidak mau memikul (ajuan) dana itu. Akan tetapi, “benang kusut” dan akar persoalan serta duduk soalnya belum gamblang. Muncul kekhawatiran walaupun didanai sebanyak itu, tidak ada jaminan sistem dan teknologi informasi-komunikasi itu dapat berjalan secara maksimal.

Berdasarkan pemikiran itulah, pada tanggal 22 Maret 2012 Rapim memutuskan untuk membentuk Kelompok Kerja revitalisasi sistem dan teknologi informasi-komunikasi. Dari anggota Rapim ditentukan Pak Rofi’uddin, saya, dan Pak Waras; sedangkan dari luar anggota Rapim ditunjuk Pak Johanis Rampisela dan Pak Nugroho Adi Pramono.

Pokja bekerja cepat. Pertama, mengidentifikasi “keberadaan” perangkat keras dan perangkat lunak yang dimiliki semua organ UM. Kedua, mengidentifikasi ”kebutuhan” perangkat keras dan perangkat lunak. Kedua hal tersebut diperoleh melalui kuesioner yang diberikan ke biro, fakultas, program pascasarjana, lembaga, dan pusat TIK. Alhamdulillah, respon mereka positif, terbukti dengan isian kuesioner yang sangat bagus dan konstruktif.

Berdasarkan kuesioner itulah, Pokja menyusun (1) profil sistem informasi UM, (2) profil infrastruktur TIK UM, dan (3) rekomendasi. Ketiganya dibahas dalam lokakarya di Batu 14—15 April 2012. Ketiganya disempurnakan dalam lokakarya itu. Alhamdulillah, pembahasannya konstruktif: semua memiliki kepedulian, komitmen, dan loyalitas untuk bangkit.

Hasil lokakarya ditindaklanjut oleh Pokja. Pertama, menyusun the dream team. Mereka adalah personel yang andal dalam bidang software dan hardware dari fakultas, biro, dan pusat TIK. Kedua, mengadakan pertemuan di Wisma UM Jln. TGP 9—11, tanggal 24 April 2012. Kegiatan itu dilaksanakan untuk (1) merancang target, pembiayaan, dan jadwal dengan menentukan skala prioritas dan menentukan pekerjaan serial & paralel; (2) menyusun standarisasi data base software & spesifikasi hardware; dan (3) mengimplementasikan rancangan kegiatan. Alhamdulillah, ketiganya terwujud. Alhamdulillah, biayanya hanya 10% saja dari usulan yang diinfokan di Rapim dulu. Alhamdulillah, tanggal 25 April 2012, Rapim mendukung sepenuhnya program itu untuk diimplementasikan.

Dalam kesempatan itu, disepakati pula bahwa Pokja menerapkan manajemen yang transparan, manusiawi, dan egaliter serta distributif, fungsional, dan rasional. The dream team berkomitmen untuk merevitalisasi sistem dan teknologi informasi-komunikasi UM yang dapat menjamin (1) penciptaan sistem pendukung kebijakan (decision supporting system); (2) pengintegrasian sistem untuk layanan prima; (3) penyelesaian masalah secara cepat dan akurat; dan (4) pengembangan berkelanjutan. Pokja diberi waktu menuntaskan tugas itu selambat-lambatnya sampai dengan Desember 2012. Lebih cepat, lebih baik. Secara periodik, Pokja melaporkan capaian kinerja dan hasilnya.

Mohon dukungan semua warga UM.

Malang, 25 April 2012

Dawud

(Dekan FS UM, anggota Pokja)